Документы при приёме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при приёме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
• СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
• документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
• документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
• справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
• справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника

Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.

При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:

• когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
• обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.

По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.

Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:

• передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
• передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
• передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:

• договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
• работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
• форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).

Шаг 5 — Оформление трудового договора

Трудовой договор заключается в письменном виде в двух экземплярах не позже 3-х рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ст. 67 ТК).

Трудовой договор, который не оформлен в письменной форме, считается заключенным, если сотрудник приступил к исполнению должностных обязанностей с ведома или по поручению работодателя.

В ст. 57 ТК сказано, что должно быть отражено в трудовом договоре.

Если в нем нет каких-то обязательных сведений, их нужно внести в текст трудового договора. Когда не прописаны какие-либо условия, надо оформить приложение к трудовому договору или же заключить письменное отдельное соглашение сторон — оно будет являться неотъемлемой частью трудового договора.

Когда режим работы сотрудника отличается от общепринятого у работодателя, требуется указать этот момент в трудовом договоре. Кроме того, режим рабочего времени прописывается в ситуации, если сотрудник оформлен по совместительству и с ним оформлен трудовой договор.

Обязательным условием трудового договора является оплата труда. Необходимо указать размер тарифной ставки или оклада, а также перечислить имеющиеся доплаты и надбавки.

С 2014 года в трудовом договоре прописываются условия труда на рабочем месте.

Зачастую вместо места и даты указывается дата составления трудового договора — это ошибка.

По ст. 5.27 КоАП уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее его оформление, а также заключение ГПХ договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказываются штрафными санкциями:

• предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
• штраф 1-5 тыс. руб. — для ИП;
• штраф 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.

Пакет документов от работника

Устраивающийся на работу претендент (уже почти сотрудник), обязан предоставить:

• паспорт или иной документ идентификации личности;
• трудовую книжку (бумажный вариант). Если оформлена ЭТК, её предоставлять не нужно;
• ИНН;
• СНИЛС;
• военный билет (только для военнообязанных);
• дипломы и сертификаты об образовании.

Оформление сотрудника на временную работу

Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:

• по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
• по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
• по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.

Документы, необходимые при приеме на работу, помимо указанных в ТК РФ

Часто работодатели просят предъявить более полный перечень документов при приеме на работу. В него входят:

• заявление о приеме на работу,
• фотографии;
• ИНН;
• характеристики и рекомендации с прошлых мест работы;
• справка по форме 2-НДФЛ;
• свидетельства о заключении брака и рождении детей.

Данное обстоятельство определяется тем, что прием на работу является длительной процедурой и может включать несколько этапов, начиная с собеседования и заканчивая заключением трудового договора.

Безусловно, работник вправе отказаться от предоставления указанных документов (ведь отказать в заключении трудового договора работодатель на данном этапе не может) либо вообще умолчать об их наличии. Однако предоставление подобных документов связано с дальнейшей реализацией обязанностей работодателя перед работником и третьими лицами, а иногда и с улучшением условий труда, повышением доходов работника.

Например:

• наличие свидетельств о рождении детей дает возможность оформления соответствующих налоговых вычетов;
• справка по форме 2-НДФЛ позволяет рассчитать размер среднемесячного заработка работника в случае его командировки и выплаты заработной платы;
• справка о размере доходов за последние 2 года необходима для начисления пособий.

Спорные моменты об ИНН и регистрации

Несмотря на то что необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, в частности, госслужащих), некоторые работодатели требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.

По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.

Какие документы нужны для трудоустройства на работу льготных категорий работников

При трудоустройстве лиц, относящихся к льготной категории, также могут потребоваться различного рода дополнительные документы, поэтому вопрос о том, какие документы нужны для устройства на работу лиц, имеющих право на льготы и дополнительные выплаты всегда актуален, и требует отдельных разъяснений.

Итак, рассмотрим, какие документы нужны при приеме на работу некоторых категорий работников:

• Справка о составе семьи – для многодетных родителей, на иждивении которых находятся трое и более детей установленного законом возраста;
• Копии документов детей, находящихся на иждивении родителей – для предоставления установленных льгот и гарантий;
• Копии документов, подтверждающих право на дополнительные льготы – компенсационные выплаты, дополнительные отпуска, возмещения;
• Сроках беременности – беременным женщинам, для приведения в соответствие условий и режима труда.

Прием на работу: какие документы потребовать нанимателю

• Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
• При приеме на работу наниматель обязан потребовать документы, необходимые для заключения трудового договора . Перечень таких документов установлен законодательством :
• 1) документ, удостоверяющий личность. Им, в частности, является :
• — паспорт гражданина Республики Беларусь;
• — вид на жительство в Республике Беларусь;
• — удостоверение беженца;
• 2) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу) . К личным документам воинского учета военнообязанных относятся :
• — военный билет;
• — временное удостоверение (взамен военного билета);
• — удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время (при зачислении военнообязанных на специальный воинский учет);
• 3) трудовая книжка (за исключением лиц, впервые поступающих на работу, и совместителей).
• На заметку
  Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта)) производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть :
  — справка о месте работы, службы и занимаемой должности;
• — копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству;
• 4) документ об образовании или документ об обучении , подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

5) направление на работу в счет брони (для отдельных категорий работников). Законодательством определены категории лиц, для которых местными исполнительными и распорядительными органами организациям устанавливается броня приема на работу .

На заметку
Порядок установления брони для приема на работу определен Положением о порядке установления брони для приема на работу граждан, особо нуждающихся в социальной защите и не способных на равных условиях конкурировать на рынке труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.11.2006 N 1595. Конкретный размер брони для некоторых организаций утверждается ежегодно местными исполнительными и распорядительными органами;

6) индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПРИ) (для инвалидов).

Обратите внимание!Признание лица инвалидом осуществляется медико-реабилитационной экспертной комиссией (МРЭК).

Заключение МРЭК об условиях и характере труда, показанных инвалидам, является обязательным для нанимателей . ИПРИ выдаются комиссиями по результатам медико-социальной экспертизы.

Форма ИПРИ утверждена постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 01.07.2011 N 65;

1. 7) декларация о доходах и имуществе. Категории лиц, которые должны представлять декларацию о доходах и имуществе при приеме (назначении) на должность, определяются в соответствии с законодательством ;
2. 8) страховое свидетельство (кроме лиц, впервые поступающих на работу).
3. На заметку
   Если свидетельство социального страхования утеряно, наниматель может принять работника и без предъявления последнего. Однако такое свидетельство необходимо будет восстановить;
4. 9) медицинская справка о состоянии здоровья;
5. 10) другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без перечисленных выше документов не допускается . Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить их нанимателю .

Одновременно следует отметить, что некоторые из указанных документов представляются всеми без исключения лицами, устраивающимися на работу (к примеру, документ, удостоверяющий личность). Необходимость представления других зависит от определенных обстоятельств (например, ИПРИ, декларация о доходах).

Обратите внимание!Запрещается при заключении трудового договора требовать документы, не предусмотренные законодательством .

Вместе с тем в некоторых случаях после представления вышеуказанных документов может быть выявлено несовпадение данных в некоторых из них.

Пример
Гражданка после вступления в брак сменила фамилию. Однако документы не поменяла. При поступлении на работу она предъявила паспорт и диплом, в которых указаны разные фамилии.

• В связи с изложенным наниматель вправе потребовать у лица, принимаемого на работу, представления дополнительных документов, например:
• — свидетельства о заключении брака;
• — свидетельства о расторжении брака.

На заметку
Наниматель вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы .

Такая характеристика должна быть выдана ему предыдущими нанимателями работника в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса.

Отказ в выдаче или нарушение сроков выдачи характеристики влечет привлечение руководителя организации к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за нарушение трудовых обязанностей .

Заявление о приеме на работу не отнесено к документам, которые гражданин при трудоустройстве обязан представить нанимателю. Однако на практике наниматель просит поступающее на работу лицо его написать. Отметим, что согласно законодательству заявление о приеме на работу включается в личное дело работника . В связи с этим такая просьба нанимателя представляется вполне обоснованной.

Документы, пр��дъявляемые при заключении трудового договора с некоторыми категориями лиц

Несовершеннолетние

При приеме на работу лиц от 16 до 18 лет никаких дополнительных документов не требуется . Что касается лиц от 14 до 16 лет, то в данном случае необходимо предъявление письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителей) . Форма такого согласия законодательством не закреплена. Согласие может быть выражено как в отдельном документе, так и в виде надписи:

1. — на заявлении о приеме на работу;
2. — трудовом договоре, заключаемом с несовершеннолетним.
3. При этом должностному лицу нанимателя, осуществляющему прием на работу, необходимо затребовать документ, удостоверяющий личность родителя (усыновителя, попечителя), а у попечителя дополнительно — документ о назначении попечительства.
4. Совместители
5. При приеме на работу по совместительству к другому нанимателю (внешнее совместительство) работник обязан предъявить следующие документы :
6. — документ, удостоверяющий личность;
7. — при приеме на работу, требующую специальных знаний, — документ об образовании или документ об обучении;
8. — при приеме на тяжелую работу или работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
9. Полагаем, необходимо также предъявить:
10. — страховое свидетельство;
11. — при необходимости медицинскую справку о состоянии здоровья.
12. Последствия приема на работу без представления необходимых документов

Прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до пяти базовых величин. При повторном совершении в течение года после наложения административного взыскания того же правонарушения размер штрафа возрастает до десяти базовых величин .

На заметку
Размер базовой величины составляет 23 руб. .

Работник, принятый без представления установленных законодательством документов, может быть впоследствии уволен в связи с нарушением установленных правил приема на работу .

Какие еще документы вправе потребовать работодатель при приеме гражданина на работу

Перечисленные в предыдущем разделе документы необходимы при трудоустройстве даже тем, кто будет занят неквалифицированным и не требующим большой ответственности трудом. Однако есть сферы деятельности, которые требуют определенных знаний и умений, психологической устойчивости, физической подготовки и так далее. Ведь нельзя же допустить, чтобы больных оперировал человек, учившийся не на хирурга, а на инженера, а воспитателем работала дама, стоящая на учете в психоневрологическом диспансере.

Поэтому закон устанавливает еще ряд документов, которые работодатель не только может, но и должен у вас спросить при приеме на работу, имеющую определенную специфику.

Документы об образовании и/или квалификации необходимы для работы по специальности, когда труд требует каких-либо специальных знаний, умений и навыков, определенного уровня мастерства.

Для поступления на государственную или муниципальную службу, в силовые структуры, на охранные предприятия и в некоторые другие организации необходимо предъявить медицинскую справку установленной формы об отсутствии противопоказаний к осуществлению соответствующей деятельности. Такую справку могут потребовать и от тех, кто устраивается на работу водителем.

Устраиваясь на работу в детское учреждение, кафе или продовольственный магазин, будьте готовы к тому, что от вас потребуют оформления медицинской книжки. Это не каприз работодателя, а требование закона.

В некоторых случаях для трудоустройства придется заглянуть в полицию за справкой об отсутствия судимости.

Особенности трудоустройства иностранных граждан

Чтобы иностранному гражданину приступить к работе на территории РФ, ему придется, как следует потрудиться. Все начинается с оформления разрешения на право трудовой деятельности на территории страны.

Для этого придется предоставить:

1. Нотариально заверенные:
   • Свидетельства о государственной регистрации в 2 экземплярах.
   • ИНН в 2 экземплярах.
   • Лицензия на право осуществления деятельности в 2 экземплярах.
2. Штатное расписание компании.
3. Все учредительные документы.
4. Составленный проект трудового договора.
5. Копия паспорта.

После этого, иностранному гражданину также будет необходимо предоставить:

1. 2 цветных фотографии 3х4.
2. Справки о прохождения исследований крови по всем показателям.
3. Справка от нарколога.
4. Диплом об имеющемся образовании.
5. Виза.
6. Миграционная карта, в которой обязательно должна быть поставлена отметка о регистрации.
7. Доверенность, заполненная у нотариуса.

Дополнительный перечень документов

При приеме на работу помимо основного списка документов, который должен в обязательном порядке предоставляться сотрудником в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, работодатель имеет право (и возможность) запросить свой — дополнительный перечень документов. Они будут свидетельствовать о профессиональной ориентированности нового сотрудника. Подтверждать, что на работу поступил действительно компетентный специалист. К таким документам относятся:

• Портфолио профессиональной деятельности;
• Справка из медицинского учреждения, подтверждающая удовлетворительное состояние здоровья для выполнения определенного круга обязанностей;
• Документы, предоставляющие данные о доходах сотрудника;
• Документация об имуществе , находящемся в собственности сотрудника.

В свою очередь сотрудник также может предоставить своей перечень дополнительной документации, например:

• Рекомендательное письмо с предыдущего места работы;
• Свидетельство о рождении ребенка (для получения дополнительных льгот).

Подчеркнем, что выше мы перечислили не необходимые документы при приеме на работу. От них можно отказаться. Кроме того, список может видоизменяться в зависимости от пожелания руководителя.

Документы, удостоверяющие личность

Вместо паспорта могут быть предоставлены в определенных ситуациях такие документы:

• Заграничный паспорт могут предоставить люди, которые проживают за границей и находятся в России лишь временно.
• Свидетельство о рождении подается людьми, не достигшими 14-летнего возраста.
• Справка об освобождении из мест лишения свободы предназначена для работников, вышедших из тюрьмы.
• Военный билет – для мичманов, офицеров и прапорщиков.
• Удостоверения беженца предоставляют люди, являющиеся беженцами; в случае отсутствия документа подается ходатайство о признании человека беженцем и выписывается соответствующий документ иммигранта.
• Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации предусмотрено для заграничных гостей, которым по каким-либо причинам понадобилось укрыться в России.

Заявление при приеме на работу

Оформление документов при приеме на работу не может обойтись без написания заявления.

Заявление является основанием для приема на должность. Можно самостоятельно распечатать и заполнить типовой бланк, в виде плюса к анкете. Данный документ не требует нотариального заверения, но имеет набор стандартных реквизитов.

1. В первую очередь пишется ФИО работодателя.
2. Второй пункт – ФИО будущего работника и адрес его места жительства.
3. Затем указывается вид документа, в данном случае заявление.
4. Потом следует текст, информирующий о должности, названии организации и структурном подразделении. Если работа на определенный срок, по совместительству или имеет неполный рабочий день, то в тексте заявления прописываются данные моменты вплоть до мелочей.
5. Далее идет подпись и ее расшифровка.
6. В заключении указывается дата.

Похожие записи:

• ВНЖ Черногории в 2023: как получить и что дает
• Почетный донор России: льготы и выплаты в 2023 году
• Пять индексаций. Что в 2023 году ждёт пенсионеров и льготников?