Особенности составления сопроводительного письма в ФСС
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности составления сопроводительного письма в ФСС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На требование, поступившее из ИФНС, нужно ответить в течение пяти рабочих дней после получения. Если оно пришло в электронной форме по ТКС, у вас будет дополнительно шесть рабочих дней на отправку квитанции о приеме — итого 11 дней на обдумывание ответа, если увидеть требование сразу.
Изменения в РСВ — 2022
С отчетности за 1 квартал 2022 года расчет сдают по новой форме.
Основная причина изменений — переход субъектов РФ на прямые выплаты Фондом социального страхования расходов по больничным листам и иным социальным выплатам.
В этой связи в форме произошли следующие изменения:
- из раздела 1 исключены строки для указания сумм превышения произведенных плательщиком расходов на выплату страхового обеспечения над исчисленными страховыми взносами на ОСС (стр. 120-123);
- в приложении 2 удален признак выплат и строка 090 «Сумма страховых взносов, подлежащая уплате (сумма превышения произведенных расходов над исчисленными страховыми взносами)»;
- изменилась нумерация приложений, т.к. действовавшие ранее приложения 3 и 4 утратили силу.
Кроме того, добавлены новые коды пониженных тарифов (код «23» для участников ИНТЦ и «24» для общепита) и, соответственно, коды категорий застрахованных лиц.
Корректировка 4-ФСС в 2020 году проводится по правилам, предусмотренным в ст. 24 закона № 125-ФЗ. Если в исходном расчете из-за ошибок была занижена база по взносам «на травматизм», представление корректировки обязательно. При таких обстоятельствах до подачи уточненки следует доплатить недостающую сумму взносов и пени. Тогда компания сможет избежать штрафа. В остальных случаях работодатель может произвести корректировку 4-ФСС добровольно.
Источники:
- Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред. от 02.12.2019) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
- Приказ ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 (ред. от 07.06.2017) «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Общие моменты по представлению пояснений в ИФНС
Представить пояснения по страховым взносам в налоговую инспекцию необходимо в течение 5-ти рабочих дней с момента получения требования. Передавать пояснения в ИФНС нужно в обязательном порядке, поскольку согласно п. 1 ст. 129.1 НК РФ хозяйствующий субъект будет оштрафован на 5 000 руб. за несвоевременное сообщение либо несообщение необходимой информации в ИФНС. Повторное деяние подобного рода наказывается штрафов в размере 20 000 руб.
При выставлении требования о представлении пояснений по РСВ их необходимо подавать вместе с уточненным расчетом, в котором будут исправлены обнаруженные ошибки. Однако данное требование не всегда связано с тем, что в РСВ имеются какие либо нарушения, ошибки или неточности. Затребовать пояснения налоговики могут даже при наличии сомнений в правильности определения величины страховых взносов, а также при снижении суммы страхвзносов по сравнению с предыдущим периодом.
Кроме того, пояснения могут потребоваться, если компания применяет пониженный тариф страховых взносов либо отражает в РСВ необлагаемые суммы. Также в случае несоответствия сведений в РСВ и 6-НДФЛ плательщику страхвзносов необходимо будет пояснять причину различий.
Необходимо обратить внимание на следующие важные моменты:
- пояснение подается в ответ на требование налоговой инспекции;
- законодательством не установлен образец пояснений, а потому они составляются в произвольной форме. Как правило, пояснения содержат характеристики, присущие деловым бумагам компаний;
- направить пояснения нужно не позднее 5-ти дней с момента получения требования именно в ту ИФНС, из которой пришел запрос;
- передать пояснения по страховым взносам можно электронным способом через ТКС, при личном посещении налоговой инспекции, через доверенное лицо (с оформлением нотариальной доверенности) или по Почте России;
- дата подачи пояснения:
Особенности оформления пояснений по страховым взносам
При составлении и оформлении пояснений по страховым взносам в налоговую инспекцию нужно придерживаться следующих основных моментов:
- указать причины, по которым налоговая инспекция направила требование о предоставлении пояснений;
- аргументировать, в связи с какими именно проблемами возникли спорные вопросы;
- указать и представить доказательную базу, на основании которой страхователь настаивает на своей позиции;
- оформлять пояснения на фирменном бланке со всеми необходимыми реквизитами;
- заполнять бумажный вариант пояснений в печатной, а не рукописной форме;
- проставить подписи под пояснениями не только директора, но и главного бухгалтера;
- оформить бумажный вариант в двух экземплярах: один из них передать сотрудникам налоговой инспекции, а на втором проставить отметку о получении;
- зарегистрировать документ в журнале исходящей документации с проставлением его номера и даты.
Образец пояснения в налоговую
Если вам пришло требование от налоговой дать пояснение по поводу страховых взносов, а вы никогда раньше таких документов не делали, посмотрите приведенный ниже пример и прочитайте комментарии к нему – с их помощью у вас наверняка получится сформировать нужное вам письмо.
- Первым делом укажите в пояснении адресата, т.е. ту налоговую инспекцию, для которой предназначено пояснение. Затем более подробно внесите сведения об организации: напишите ее название, реквизиты, контактные данные (адрес, телефон), обязательно отметьте исходящий номер послания. После этого можете переходить к основному разделу.
- Сначала дайте тут ссылку на номер и дату требования, которое пришло из надзорного органа, затем начинайте формулировать собственно пояснения. В каждой конкретной ситуации они зависят от того, какие именно обстоятельства привели к вопросам специалистов налоговой службы. Но в любом случае дайте объяснение как описательно, (например, если к ошибке привели технические проблемы или неправильная работа бухгалтера, так и напишите), так и документально.
- Ссылаясь на документы, укажите их номера и дату создания. Если причина, в связи с которой у налоговиков возникли вопросы, уже была исправлена, обязательно это отметьте, как и то, что в дальнейшем примете все меры по недопущению подобных ситуаций.
- В заключение обязательно подпишите бланк.
Особенности оформления 6-НДФЛ
Декларация по форме 6-НДФЛ актуальна с 2016 года. Форма является унифицированной Приказом ФНС РФ № ММВ/7/11/450@ от 14.10.2015г. Норматив постановляет, что обозначенный отчет должен регулярно подаваться в фискальную структуру с целью осуществления контроля за реализацией финансовых выплат персоналу предприятия. Периодичность подачи – один раз в квартал, при этом компании также должны подавать отчет за год.
Так, до 02.03.2020 г. должна была быть подана форме 6-НДФЛ за 2019 год (так как 01.03.2020 был выходным днем). Ранее крайняя дата фиксировалась 1 апреля, однако с 2020 года была изменена. Более того – в настоящее время Правительство рассматривает предложение об объединении с 2021 года форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в одну. Впрочем, на протяжении 2020 года оба документа должны подаваться по отдельности.
Основанием для оформления рассматриваемой декларации является факт выплаты средств сотрудникам. В случае отсутствия подобных фактов, у компаний нет оснований для составления 6-НДФЛ. Однако практика демонстрирует, что фискальная структура предъявляет претензии к фирмам, не подающим отчетность. В частности, государственная инстанция вправе заморозить счет компании, если документ не поступает более 10 дней с момента крайнего дня срока подачи. Подобная «заморозка» не будет ликвидирована либо до выяснения причин, либо до полного погашения задолженности. Поэтому во избежание таких последствий настоятельно рекомендуется своевременно предоставлять налоговикам нулевой 6-НДФЛ или официальное письмо с пояснениями, если данных для оформления декларации нет.
В обстоятельствах, когда управленец использовал наемный труд и, соответственно, выплачивал зарплату и удерживал НДФЛ с доходов персонала, только один раз в год (например, в начале периода), то компания, тем не менее, должна продолжать предоставлять форму 6-НДФЛ каждый квартал в рамках одного налогового года.
Пояснения по страховым взносам. Подтверждение необлагаемых выплат
11 августа 2020 года ООО «Ромашка» получило из налоговой инспекции требование пояснить, почему средняя заработная плата отдельных сотрудников в организации ниже МРОТ.
В связи с получением вышеуказанного сообщения поясняем, что в ООО «Ромашка» есть сотрудники, которые заняты не на полную ставку, а именно:
секретарь Петрова Мария Александровна работает неполный день (4 часа в день), ее средняя зарплата за 2020 год составляет 9 130 руб. в месяц;
курьер Иванов Петр Петрович работает неполную неделю (2 дня в неделю), его средняя зарплата за 2020 год составляет 8 260 руб. в месяц.
Если бы эти сотрудники работали на полную ставку, их средняя зарплата превышала бы МРОТ.
Приложения:
- расчет ФОТ, копии трудовых договоров, штатное расписание, зарплатные ведомости ООО «Ромашка»
15 июля 2020 года ООО «Ромашка» получило из налоговой инспекции требование пояснить, почему средняя заработная плата в ООО ниже уровня среднемесячной зарплаты по виду экономической деятельности. В связи с получением вышеуказанного сообщения поясняем, что средняя зарплата в ООО «Ромашка» составляет 70 365 руб., что выше МРОТ, но ниже среднеотраслевого показателя 73 940 руб.
Контрольное соотношение, которое предусматривает сравнение средней зарплаты в ООО со среднеотраслевой, не выполняется из-за разницы в окладах обслуживающего персонала и высококвалифицированных специалистов. В частности существенно ниже среднеотраслевой зарплаты оклады следующих работников:
- уборщиц (три штатные единицы) — средняя зарплата за 2020 год 20 000 руб.;
- вахтеров (две штатные единицы) — средняя зарплата за 2020 год 22 000 руб.;
- водителей (пять штатных единиц) — средняя зарплата за 2020 год 30 000 руб.
Зарплата указанных работников соответствует их квалификации и превышает уровень МРОТ.
Резервов для повышения заработной платы в настоящее время у ООО нет. Себестоимость продукции увеличилась, так как растет стоимость сырья и материалов. Кроме того, возросла стоимость арендной платы помещения. Поднять цены на продукцию организация не может, это приведет к падению спроса.
ООО проводит организационно-технические мероприятия, направленные на сокращение численности персонала с сохранением размера фонда оплаты труда. Эффект от проведения этих мероприятий (повышение средней зарплаты) ожидается в конце 2020 года.
Приложения:
- расчет ФОТ, копии трудовых договоров, штатное расписание, зарплатные ведомости ООО «Ромашка».
Пояснения о причинах снижения средней зарплаты
ООО «Ромашка» в ответ на требования о предоставлении пояснений по поводу снижения зарплаты при одновременном увеличении численности застрахованных лиц сообщает следующее.
В I квартале 2020 года ООО «Ромашка» наняло дополнительный персонал. Однако вопреки прогнозам отдела маркетинга продажи упали. Вследствие снижения объема реализации было принято решение о приостановке выплаты премий сотрудникам за выполнение плановых показателей. Поэтому средняя заработная плата сотрудников за полугодие 2020 года снизилась.
По указанным выше причинам за II квартал 2020 года снизилась сумма страховых взносов и НДФЛ.
Бизнес-план на II полугодие 2020 года, предусматривающий программу увеличения продаж ООО «Ромашка» и как следствие — возобновление выплаты премии сотрудникам, прилагается.
10 августа 2020 года ООО «Ромашка» получила из налоговой инспекции сообщение о выявленных в расчете 6-НДФЛ ошибках и противоречиях с требованием дать пояснения или внести в нее изменения. В сообщении налоговая инспекция указывает на несоответствие суммы удержанного налога в расчете 6-НДФЛ за I полугодие 2020 года размеру налога, перечисленного в бюджет за отчетный период по данным КРСБ.
В связи с получением вышеуказанного сообщения поясняем, что ошибок в расчете 6-НДФЛ за I полугодие 2020 года нет.
Дело в том, что зарплата сотрудников за июнь была выплачена 30 июня 2020 года. В тот же день с этого дохода был исчислен и удержан НДФЛ. Однако срок уплаты этой суммы — 02 июля 2020 года, то есть уже во III квартале. Таким образом, сумма удержанного налога была отражена по строке 070 расчета 6-НДФЛ за I полугодие, а непосредственно перечисление в бюджет произошло за пределами отчетного периода.
В качестве подтверждающих документов к настоящим пояснениям прилагаем:
- Выписку из регистров налогового учета по НДФЛ.
- Копию платежного поручения на перечисление НДФЛ с зарплаты за июнь от 02 июля 2020 года.
Пояснение в ИФНС по страховым взносам (образец)
При расчете базы по страховым взносам из нее исключаются необлагаемые суммы, и для подтверждения права на их использование налоговая инспекция может запросить различные документы, например, по больничным листам, предоставлению суточных, при выплате детских пособий и т.д.
При составлении пояснения необходимо детально указать группировку необлагаемых выплат и суммы по ним, а для подтверждения использовать копии имеющихся документов.
Расчет по страховым взносам должны сдавать все страхователи вне зависимости от того, начислены или выплачены страховые взносы или нет. При отсутствии начислений по взносам формируется нулевой РСВ, по которому у налоговиков могут возникнуть определенные сомнения, и тогда они направят требование о предоставлении пояснений.
В качестве объяснений отсутствия начислений страховых взносов можно указать причину — приостановка ведения деятельности и выплаты зарплаты. Такое пояснение можно направить вместе с нулевым расчетом по страховым взносам в целях предупреждения дальнейших расспросов со стороны налоговой инспекции.
При составлении и оформлении пояснений по страховым взносам в налоговую инспекцию нужно придерживаться следующих основных моментов:
- указать причины, по которым налоговая инспекция направила требование о предоставлении пояснений;
- аргументировать, в связи с какими именно проблемами возникли спорные вопросы;
- указать и представить доказательную базу, на основании которой страхователь настаивает на своей позиции;
- оформлять пояснения на фирменном бланке со всеми необходимыми реквизитами;
- заполнять бумажный вариант пояснений в печатной, а не рукописной форме;
- проставить подписи под пояснениями не только директора, но и главного бухгалтера;
- оформить бумажный вариант в двух экземплярах: один из них передать сотрудникам налоговой инспекции, а на втором проставить отметку о получении;
- зарегистрировать документ в журнале исходящей документации с проставлением его номера и даты.
Представить пояснения по страховым взносам в налоговую инспекцию необходимо в течение 5-ти рабочих дней с момента получения требования. Передавать пояснения в ИФНС нужно в обязательном порядке, поскольку согласно п.
1 ст. 129.1 НК РФ хозяйствующий субъект будет оштрафован на 5 000 руб. за несвоевременное сообщение либо несообщение необходимой информации в ИФНС. Повторное деяние подобного рода наказывается штрафов в размере 20 000 руб.
При выставлении требования о представлении пояснений по РСВ их необходимо подавать вместе с уточненным расчетом, в котором будут исправлены обнаруженные ошибки.
Совет
Однако данное требование не всегда связано с тем, что в РСВ имеются какие либо нарушения, ошибки или неточности.
Затребовать пояснения налоговики могут даже при наличии сомнений в правильности определения величины страховых взносов, а также при снижении суммы страхвзносов по сравнению с предыдущим периодом.
Кроме того, пояснения могут потребоваться, если компания применяет пониженный тариф страховых взносов либо отражает в РСВ необлагаемые суммы. Также в случае несоответствия сведений в РСВ и 6-НДФЛ плательщику страхвзносов необходимо будет пояснять причину различий.
Необходимо обратить внимание на следующие важные моменты:
- пояснение подается в ответ на требование налоговой инспекции;
- законодательством не установлен образец пояснений, а потому они составляются в произвольной форме. Как правило, пояснения содержат характеристики, присущие деловым бумагам компаний;
- направить пояснения нужно не позднее 5-ти дней с момента получения требования именно в ту ИФНС, из которой пришел запрос;
- передать пояснения по страховым взносам можно электронным способом через ТКС, при личном посещении налоговой инспекции, через доверенное лицо (с оформлением нотариальной доверенности) или по Почте России;
- дата подачи пояснения:
— для электронного документа — дата отправки;
— для передачи лично или доверенным лицом — при непосредственной передаче сотруднику налоговой инспекции;
— для отправки почтой — дата принятия сотрудником Почты России;
- при непредставлении пояснений компания может ожидать не только штраф, но и ее включение в график выездных налоговых проверок.
Возможен ли штраф при игнорировании требования
Налоговая ответственность за неисполнение требования инспекции о представлении пояснений НК РФ не установлена. Ст. 126 НК РФ на данную ситуацию не распространяется, так как речь не идет об истребовании документов (ст. 93 НК РФ), а ст. 129.1 неприменима, поскольку это не встречная проверка (ст. 93.1 НК РФ).
К административной ответственности по ст. 19.4 КоАП РФ в данном случае привлечь также не могут. Данная статья применяется за неявку в налоговый орган, а не за отказ от дачи пояснений, на что обращает внимание и сама ФНС РФ (см. п. 2.3 письма ФНС России 17.07.2013 № АС-4-2/12837).
Таким образом, штрафовать за неподачу пояснений налоговики не вправе. Но все же, несмотря на отсутствие законных оснований для штрафа, пояснения целесообразнее представлять, т. к. это в интересах самого налогоплательщика. Ведь отказ от них может повлечь налоговые доначисления и санкции, на обжалование которых потом придется тратить время и деньги.
Как оформить пояснение на бумажном носителе
Для пояснений можно взять обычный лист бумаги или же бланк с фирменными реквизитами, при этом лучше не писать их от руки, а напечатать на компьютере. После окончательного формирования документ нужно обязательно подписать – хорошо, если в документе будет два автографа: директора и главного бухгалтера. Делать пояснение следует в двух идентичных экземплярах, один из которых надо отправить по месту требования, а второй оставить у себя. Если в учетной политике предприятия есть указание на использование печати в его текущей деятельности, письмо следует завизировать с ее помощью. В журнале исходящей документации надо поставить отметку об отправленном пояснении (указав его номер и дату).
В 6-ндфл найдено расхождение: как писать пояснение
Почему важно вовремя направить пояснения по 6-НДФЛ в налоговую? Дело в том, что за каждое нарушение законодательством предусмотрены штрафы: Вид нарушения Сумма штрафа Основание Неудержание НДФЛ или неперечисление его в бюджет 20% неудержанной, неуплаченной суммы ст.123 НК РФ Отправка справок 2-НДФЛ позже установленного срока 200 руб. за каждую не вовремя отправленную справку п.1 ст.126 НК РФ Неточные, ошибочные сведения в справке 2-НДФЛ 500 руб. за каждую ошибочную справку ст.126.1 НК РФ Предоставление 6-НДФЛ с опозданием 1000 руб. за каждый полный и неполный месяц опоздания п.1.2 ст.126 НК РФ Недостоверные данные в 6-НДФЛ 500 руб. за каждый отчет с ошибкой ст.126.1 НК РФ Опоздание 6-НДФЛ более чем на 10 дней Блокировка расчетного счета п.3.2 ст.76 НК РФ Налоговики начисляют штрафы не сразу после выявления ошибок и несоответствий.
В каких случаях требуется?
Если налоговая прислала письмо с требованием о предоставлении пояснений, значит инспекторам что-то не понравилось в поданной отчетности. Чаще всего такие требования рассылают в ходе проведения камеральных налоговых проверок полученных деклараций, которые проводятся в автоматическом режиме с помощью специального программного обеспечения.
При обнаружении ошибок, расхождений в показателях и противоречий между указанными сведениями и информацией, которой располагает инспекция, налогоплательщик обязан подать соответствующие разъяснения. Об этом говорится в пункте 3 статьи 88 Налогового кодекса .
Налоговики имеют право запрашивать разъяснения в ходе камеральной проверки отчетности, в которой заявлены убытки. Как показывает практика, это происходит в отношении каждой такой декларации.
Если подана уточненная декларация, в которой размер отчислений в бюджет стал меньше по сравнению с первичной суммой, инспекторы вправе истребовать объяснения, обосновывающие изменение значений (пункт 3 статьи 88).
Для направления пояснительной записки налогоплательщику дается пять рабочих дней с момента получения письма с требованием (пункт 3 статьи 88). Подача пояснений – в интересах налогоплательщика, так как налоговая при их отсутствии может доначислить сумму к уплате в бюджет.
ВАЖНО: Если в отчетности действительно содержатся ошибки, вместо пояснительной записки можно направить уточненную декларацию. Присылать объяснения в данном случае смысла нет (пункт 1 статьи 81 НК РФ , Письмо ФНС РФ от 6 ноября 2015 года №ЕД-4-15/19395).
Ответственность за непредоставление пояснительной записки
Ответственность за непредоставление пояснений не предусмотрена. Положения статьи 126 на указанный случай не распространяются, поскольку речь идет не об истребовании документов (). также не может применяться, так как это не является «встречкой» ().
На налогоплательщика не накладывается и административная ответственность по статье 19.4 КоАП . Нормы указанной статьи применяются в случае неявки в налоговую, в не при отказе от дачи пояснений. Об этом говорит и ФНС (пункт 2.3 Письма от 17 июля 2013 года №АС-4-2/12837).
Получается, что налоговики не могут наложить штраф на несдачу пояснений. Тем не менее, сделать это нужно, так как отказ может привести к выездной проверке и как следствие – к существенным доначислениям, обжаловать которые не так-то просто.
Все уже смирились с тем, что наши законодатели всеми доступными средствами пытаются «облегчить» труд бухгалтера. Думаю, многие согласятся, что пока это у них не очень получается. Вспомним, чего стоил 6-НДФЛ в 2016 г., сколько было требований о пояснениях со стороны налоговиков, которые зачастую противоречили друг другу.
Давайте разберем, что же мы имеем после отчетной кампании за 1 квартал 2017года. Все сдали 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам и только вздохнули с облегчением, как из налоговой посыпались требования о предоставлении пояснений.
Как предоставить пояснение в налоговую по страховым взносам
Предоставить пояснения в ИФНС нужно в течение 5 рабочих дней после получения требования. Отвечать на требование налоговиков о пояснении нужно обязательно, ведь за свое «молчание» налогоплательщику придется заплатить штраф в размере 5000 руб., а при повторном игнорировании в течение того же года, уже 20 000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).
Если в Расчете по страховым взносам нарушены контрольные соотношения и обнаружены ошибки, кроме пояснений в ИФНС нужно сдать «уточненку».
Требование не всегда означает, что в расчете по страхвзносам содержатся неточности и нарушения. Запрос пояснений может поступить, даже если у налоговиков есть всего лишь сомнения в правильности начислений, или они заметили снижение начисленных взносов по сравнению с прошлым периодом. Пояснения представляют и те, кто сдает «нулевые» расчеты, применяет пониженные тарифы страхвзносов или отражает в своем расчете необлагаемые суммы. Также пояснять придется объективное несоответствие данных Расчета другим отчетным формам, например 6-НДФЛ.
Какой-либо официальный образец пояснения в налоговую по страховым взносам отсутствует, ответ на требование ИФНС составляется в произвольной форме. Далее мы рассмотрим, как можно оформить пояснения для налоговой в некоторых ситуациях.
Пояснение в налоговую: пониженный тариф страховых взносов
О том, что фирма или ИП рассчитывают страхвзносы по пониженным тарифам, инспекторы узнают из Расчета по страховым взносам, поэтому в требовании они запросят документы, подтверждающие право страхователя на применение льготных ставок. Перечень документов зависит от применяемой системы налогообложения и вида деятельности. Это может быть копия КУДиР, расчетно-платежные документы, копия свидетельства о резидентстве в особой экономической зоне, документы, подтверждающие право на ведение определенной деятельности и т.п.
Документы могут запросить как в «бумажной» (в виде заверенных копий), так и в электронной форме. Пояснения должны содержать ссылку на статью НК РФ, на основании которой применяются пониженные тарифы, вид деятельности фирмы или ИП и другие сведения, которые интересуют налоговиков. Подтверждающие документы нужно оформить как приложение к пояснениям.