Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки

Правовые ответы 7 февраля, 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Особенности заполнения дубликата ТК

2. Кто приобретает бланк трудовой книжки

3. Как работнику получить трудовую книжку из архива?

4. Как сделать запрос в организацию для подтверждения трудового стажа образец

5. Как получить справку о зарплате для пенсионного фонда

6. Что делать, если копии нет?

7. Что делать при ликвидации предприятия

8. Форма запроса в архив с целью получения информации о трудовом стаже

9. Восстановление ТК работодателем, требуемые документы

10. Как происходит подтверждение трудового стажа через архив

11. В каком случае необходимо подтверждать стаж через архив?

12. Где хранятся сведения о трудовом стаже

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Особенности заполнения дубликата ТК

Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).

А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.

В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.

На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.

JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.

Кто приобретает бланк трудовой книжки

Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.

Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.

Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:

компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
вычитается из зарплаты сотрудника.

Как работнику получить трудовую книжку из архива?

После пенсионной реформы в 2002 году в Российской Федерации учитывается как страховой стаж, так и трудовой.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о том, как и куда подавать запрос в архив.

Методические рекомендации раскрывают методику работы по организации хранения, учета, организации использования документов по личному составу (в том числе в рамках оказания государственных и муниципальных услуг), включая методику организации доступа к документам по личному составу, в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет .

Сейчас же, наиболее распространенный способ — отправление электронных писем. Он является самым быстрым и надежным на данный момент. Обязательно укажите тему письма, для того чтобы сотрудники быстро направили запрос в работу в соответствующий отдел. К письму прикрепите заявление.

По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности документов .

С развитием сети МФЦ подать заявление можно в любом отделении центра. При посещении не забудьте взять с собой паспорт. В терминале выберете соответствующую услугу для постановки в очередь. Сотрудники подскажут вам как правильно действовать. Услуга предоставляется бесплатно. Но сроки регистрации и получения ответа увеличатся.

До пенсионной реформы в 2002 году порядок подтверждения, восстановления выработки по выслуге лет сопряжен с определенными сложностями.

Как сделать запрос в организацию для подтверждения трудового стажа образец

Для назначения пенсии по старости суммарный страховой стаж (то время, за которое работодатель перечислял за вас в ПФР страховые взносы) должен быть не менее 5 лет. Пенсию по старости мужчины оформляют с 60 лет, женщины — с 55 лет. Досрочно пенсия назначается тем, кто работал на предприятии с особыми условиями труда (вредное производство и т.п.), в условиях Крайнего Севера, а также женщинам, родившим 5 и более детей или воспитывавшим детей-инвалидов. Для оформления документов на полуучение пенсии предоставьте в Управление пенсионного фонда трудовую книжку, паспорт и справку о средней заработной плате. В ней должны быть сведения либо о вашем заработке с 2021 по 2021 год, либо о непрерывном пятилетнем стаже на любом предприятии, где вы работали до 1 января 2021 г. (до начала в России пенсионной реформы).

Описываем начало трудовой деятельности с указанием организации, должности со ссылкой на соответствующий распорядительный документ.
Далее вписываем окончание трудовой деятельности с указанием распорядительного документа и причины увольнения.
Далее описываем трудовую деятельность на данном предприятии (если в процессе были переводы, изменение разрядов и т.п.) со ссылкой на соответствующие распорядительные документы.
Далее пишем, на каких условиях была работа: отпуска без сохранения заработной платы, учеба, совмещение профессий и т.п.
Далее указываем, если справка для льготного выхода на пенсию основания, предусмотренные Постановлением от 26 января 1991 г.

Как получить справку о зарплате для пенсионного фонда

Справку для Пенсионного фонда берут в бухгалтерии организации, в которой работал будущий пенсионер. В мелких фирмах требуется устно попросить главного бухгалтера составить документ. В некоторых организациях составлением подобной бумаги занимается непосредственно руководитель.

Рекомендуем прочесть: Льготы ветеранам труда по оплате электроэнергии в спб

В справке отражается информация о том, что работодатель за работника перечислял положенные отчисления в ПФ РФ. Указывается их точный размер. Кроме того, дополнительно прилагают копии платежных документов, свидетельствующих об отправке отчислений. Иногда подобные бумаги не предоставляются.

Что делать, если копии нет?

Если копии трудовой книжки в наличии нет, тогда придется восстанавливать каждую запись отдельно. Для этого необходимо ходить на каждое предприятие, на котором ранее работал человек, и получать точную копию записи и подтверждение достоверности данных. Только так постепенно можно будет полностью восстановить трудовую книжку и получить ее дубликат. Но иногда и здесь бывает не все так гладко, как хотелось бы. Очень часто предприятия, на которых работал человек, попросту закрываются или их кто-то перекупает.

Восстановление трудовой книжки, если предприятие ликвидировано, намного сложнее, ведь нет возможности прийти на предприятие и получить нужные данные.

В таком случае человеку придется обращаться во всевозможные архивы. Только так можно будет получить не только сведения касательно стажа человека и его должности, но еще и названия документов, на основании которых записи вносились в трудовую. Это очень сложный путь, который может длиться месяцами. Очень часто людей просто не пускают в архив, или они по каким-то причинам не могут получить нужные данные.

Что делать при ликвидации предприятия

Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.

Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

Закон 125-ФЗ об архивном деле;
Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти — близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя — предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Форма запроса в архив с целью получения информации о трудовом стаже

Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:

Утеря документов, подтверждающих рабочую деятельность человека на протяжении его жизни.
Согласно п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555 договоры ГПХ также являются подтверждением трудовой деятельности. Поэтому неправильное заполнение трудовой книжки, договора — основание для запроса в архив.

Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:

наименование архивного учреждения;
Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
заявление;
конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
точное название организации и должности;
основание для получения выписки, справки;
подпись заявителя.

К форме запроса необходимо прикладывать копию трудовой книжки, а точнее тех страниц, где указан необходимый период работы.

Восстановление ТК работодателем, требуемые документы

Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:

ТК потерял работник.
Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.

Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.

Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.

Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:

Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.

Когда человек до последнего места работы трудился на нескольких предприятиях, то проблема усугубляется, ведь ему необходимо собирать документы от каждого работодателя, а если организация уже не функционирует, то необходимо обращаться в архив.

Если трудовая книжка была испорчена, но записи читаются, то последний работодатель может восстановить такой дубликат без сбора документов. В ТК отмечается общий стаж и записывается запись о работодателях, но без их подписей и печатей.

Как происходит подтверждение трудового стажа через архив

Правовая база:

Закон 125-ФЗ об архивном деле;
Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо — специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве — 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Несколько иная ситуация, когда сотрудника уже нет в живых. Судьбы его трудовой книжки такова: отдать семье умершего на основании документа о факте смерти.

Если же трудовую никто не запросил, ее отправляют в архив трудовых книжек на предприятии (не только в случае смерти сотрудника). Уже там этот документ должен лежать на сохранении минимум 75 лет. Также есть иная точка зрения, что достаточно будет и полвека. А по завершении столь длительного срока книжки решено списывать и утилизировать.

Перетрясти архив трудовых книжек и связанных с ними документов может понадобиться и при оформлении пенсии, даже если книжка на руках. Так, зачастую кадровики забывают указывать номера приказов о взятии на работу/увольнении. Поэтому всегда следите за правильностью и полнотой оформления записей в этих бланках.

В каком случае необходимо подтверждать стаж через архив?

Случаются ситуации, когда требуется подтверждать документально личный доходный уровень человека, а также период его рабочей деятельности. Если нет на руках доказательств в виде записей в трудовой книжке (то есть она сама утеряна или испорчена), то предлагается запросить архивную справку с подтверждением трудового стажа. В таковую включается информация о начисленном ранее заработке (за определенные отрезки времени). Если организация еще является действующей, документацию с запрашиваемой информацией выдает она же. Это делается в рамках Прик. Минтруда от 2013 года № 182н. При невозможности запроса информации у работодателя остается обращаться в архив (если нет трудовой книжки, т.к. она и сама по себе является официальным документом).

Для запрашивания нужной бумаги придется в любом случае обратиться с оформленным заявлением. В первом случае используются фирменные бланки, если того требует работодатель. Срок предоставления документации с подтверждением трудового стажа работодателем составляет три рабочих дня. Если речь идет об архиве, то он значительно растягивается.

Где хранятся сведения о трудовом стаже

На период ВОВ проживал по адресу: Предположительная дата эвакуации и с кем эвакуировался:

Справка о награждениях.

Прошу подтвердит факт награждения медалью «Ветеран труда» (присвоения звания «Житель блокадного Ленинграда»). ФИО, контактные данные: Примерное название органа власти, производящего мероприятия по награждению: Требования к запросам Запрос рассматривается при соблюдении следующих требований:

Заявление должно быть понятным, написано на русском языке.
Запрос не может содержать ненормативной лексики.
Он не должен быть анонимным. В нем передаются ФИО, почтовый адрес или электронная почта заявителя.
Запрос должен быть логичен.

Срок исполнения заявки У служащих архива есть определенные сроки для выполнения запросов.

[important]Мира, д.34 кв.15 телефон: 8 (3532) 32-15-68 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать архивную справку Ивановой (Петровой) Марии Ивановне (фамилия, фамилия до замужества, имя, отчество) 1.

[/important] о трудовом стаже за 02 марта 1985 по 11 августа 1993 годы, 2.

о зарплате за 02 марта 1985 по 11 августа 1993 годы, 3. об учебе за 01 сентября 1966 по 31 мая 1971 годы, 4. (другое). Наименование учреждения, отдел, цех, бригада ООО «Ромашка», бухгалтерский отдел, должность бухгалтер материального стола.

Справка нужна в связи с подтверждением трудового стажа для оформления пенсии. 02 июля 2002 г. (дата, подпись) Сроки исполнения заявки Сроки, в которые можно получить документы и их копии, регулирует гл.8 п.

8.2 Основных Правил работы архивов организаций. Они едины для всех государственных архивов РФ.

Он составляет 30 дней со дня получения запроса.

[attention]Как подтвердить трудовой стаж, если предприятие ликвидировано В том случае, если трудовая книжка у работника не сохранилась либо необходимые сведения являются нечитаемыми или вообще отсутствуют, он может обратиться к бывшему работодателю с целью получения любого из вышеперечисленных документов, подтверждающих факт осуществления им трудовой деятельности.

[/attention] [info]Если же к моменту выхода работником на пенсию предприятие уже не существует, получить необходимые сведения можно, направив запрос в архив, в который работодатель передавал сведения о трудящихся у него гражданах. [/info] В архивной справке, выданной по итогам обращения, будет указано наименование должности, которую занимал заявитель, а также точный период времени его работы в организации. При необходимости – заявитель доносит их в территориальный отдел ПФ РФ.

Но это происходит тогда, когда бывший работодатель ликвидировался или не существует по другим причинам. На основании, каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию?

Справка о местах работы до 2002 года и сведения о работе в ликвидированных организациях выдаётся архивным учреждением на основании данных, сохранившихся в хранилище.

Сюда входят следующие дела постоянного хранения и по личному составу:

Приказы по личному составу.
Лицевые счета на отдельных работников.