Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Во-первых, оформление командировки на личном транспорте должно происходить по приказу руководителя. В этом документе должно быть указано, что работник отправляется в командировку на своем личном транспорте.

Нормирование расходов на компенсацию

При оформлении командировки на личном транспорте важно знать, что существует нормирование расходов на компенсацию, связанных с использованием автомобиля в командировке.

Работник, который едет в командировку на своем автомобиле, должен подать документы для учета компенсаций по транспортному соглашению или договору. Варианты документов и их нормирование могут различаться в разных организациях.

В любом случае, для компенсации расходов на транспорт в командировке работник должен предоставить организации следующие документы:

• Путевое направление или приказ о командировке;
• Служебная записка о необходимости использования личного автомобиля;
• Договор или соглашение о компенсации расходов на транспорт;
• Документы, подтверждающие расходы на топливо, страховку, износ автомобиля и другие связанные с использованием автомобиля расходы.

В итоге, компенсации на командировке могут быть компенсированы в соответствии с нормами, установленными в документе о компенсации. Нарушение правил и нормирования может привести к налогообложению компенсаций и штрафам для работника.

Компенсации на командировке включают в себя расходы на топливо, страховку, износ автомобиля и другие связанные с использованием автомобиля расходы. Однако, стоит учитывать, что нормы и правила нормирования могут различаться в разных организациях.

Варианты документов и их нормирование могут различаться в разных организациях, поэтому работник должен быть внимателен при оформлении документов для компенсации расходов на командировке.

Соглашение с работником

Возмещение финансовых затрат за использование собственного транспорта регламентировано российским Трудовым кодексом. Приказ на командировку на автомобиле оформляется за несколько дней до отъезда. В нем прописывается сумма компенсации, а также указывается следующая информация:

• технические характеристики авто, включая модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, VIN, номер государственной регистрации;

• ПТС;

• статьи сопутствующих расходов – топливо, масло, текущий ремонт;

• условия возврата потраченных средств – по действующим нормативам или по фактическому расходу;

• дата выплаты положенных работнику денег;

• чеки, квитанции, подтверждающие расходы сотрудника.

Документы для командировки

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то оформляет устное или письменное соглашение, договор аренды с работодателем. Дополнительно подписывает приказ о служебной поездке, а также получает:

• Путевой лист – подтверждает расходы на топливо, позволяет контролировать режим труда и отдыха водителя. Предприятие использует типовую форму №3 или разрабатывает ее аналог.

• Служебное задание – составляется в случае необходимости, если этот момент предусмотрен регламентом компании.

• Маршрутный лист – подтверждает фактическое время нахождения в дороге, на выполнении заданий работодателя. Оформляется, выдается преимущественно на государственных предприятиях.

Согласно Положению о командировках №10, работодатель выдает сотруднику аванс до отправления в служебную поездку.

После окончания командировки сотрудник предоставляет служебную записку, в которой указаны такие данные:

• подтверждение, что автомобиль работника использовался в поездке для решения заданий руководства;

• куда ездил работник;

• точное время отъезда и прибытия;

• где жил сотрудник, если это не гостиница;

• документы, которые подтверждают текущие расходы (чеки, квитанции).

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2021 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

Работникам важно знать, какие документы в 2021 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист. По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

• название компании;
• дату и номер;
• сведения о работнике;
• информация о месте командировки;
• длительность поездки;
• цель;
• подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если сотрудник организации направлен в командировку для покупки основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (по нормам или в размере фактически произведенных расходов), подробнее см. Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО).

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

• Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО);

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам;

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.

По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
• за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Таким образом, на затраты может быть списано 60 литров (5 л + 60 л – 5 л). Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения.

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле

Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:

• Название организации, где трудится работник;
• Коды ОКПО, ОКУД;
• Идентификационный номер распоряжения;
• Дата оформления документа;
• Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
• Месторасположение принимающей организации;
• Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
• Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
• Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
• Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
• Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.

Бланк приказа на командировку по форме Т-9

Еще одним документом, который рекомендуется оформить перед отъездом, является путевой лист. Он представляет собой официальное подтверждение факта использования своей машины в период деловой поездки. Если гражданин направляется на легковом автомобиле, то лист заполняется по унифицированной форме №3, в которой фиксируется:

• Индивидуальный номер, который присваивается документу;
• Срок действия путевого листа (им является продолжительность командировки);
• Сведения о сотруднике, который использует личный автомобиль;
• Сведения о характеристиках машины, реквизиты техпаспорта, номер;
• Расход ГСМ;
• Даты и время отъезда и прибытия сотрудника из поездки;
• Личность специалиста, проверяющего пробег машины;
• Дата и время техосмотра машины до и после командировки;
• Дата и подпись лица, который проводил осмотр автомобиля.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• на проезд в обе стороны;
• на съем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

• документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
• чеки на ГСМ;
• путевой лист;
• служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

• амортизация транспортного средства;
• затраты на ГСМ;
• текущее техническое обслуживание;
• возможный внеплановый ремонт.

В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Совет: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если сотрудник организации направлен в командировку для покупки основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (по нормам или в размере фактически произведенных расходов), подробнее см. Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО).

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

• Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО);

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам;

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.

По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
• за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• на проезд в обе стороны;
• на съем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от № 55. К отчету необходимо приложить:

• документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
• чеки на ГСМ;
• путевой лист;
• служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Комплект документов: все как обычно

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).

Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировкахст. 168 ТК РФ. При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от № 749 должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложитьп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от № 749:

• командировочное удостоверение с отметками;
• служебное задание с отчетом о проделанной работе;
• чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.

В связи с этим возможны два варианта.

Закрывающие документы

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

• авансовый отчет
• служебную записку

Посмотреть пример служебной записки

• путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

Посмотреть пример путевого листа

• чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от № 152):

• название и номер,
• срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
• собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
• сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
• данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Похожие записи:

• Эти вечные замечания в дневнике!
• Век живи — век трудись: права пожарных на пенсию предлагают уравнять
• С какого года начисляется накопительная пенсия: периоды выплат