Верховный суд поставил точку в споре о счетах-фактурах с факсимиле

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Верховный суд поставил точку в споре о счетах-фактурах с факсимиле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.

Что указывать обязательно

Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:

• наименование бланка;
• дата, когда начали составлять;
• названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
• в чем заключается операция;
• результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
• ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.

Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:

1. Применяется как СФ.
2. Как первичка для отчетности.

Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

– незаключенным³или

– недействительным по причине несоблюдения формы договора⁴.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой⁵ и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Разъяснение 2020 года

Последнее разъясннение Минфина 2020 года – Письмо Минфина от 10.04.2020 № 03-07-14/25364. В нем чиновники подтвердили, что счета-фактуры и факсимиле несовместимы.

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Ссылайтесь в случае спора на сложившуюся практику использования факсимиле

Суд может принять договор с факсимильной подписью в том случае, если стороны уже неоднократно ее использовали. То есть когда это обычная практика компаний в хозяйственной деятельности.

Пример: поставщик взыскивал с покупателя задолженность за поставленные товары. Покупатель возражал против требований и указывал, что первичные учетные документы нельзя расценить как надлежащие доказательства. На них есть факсимиле, но нет собственноручной подписи покупателя и заключенного соглашения об использовании факсимиле.

Три инстанции не согласились с доводами покупателя и удовлетворили исковые требования поставщика. Они указали, что соглашение об использовании факсимиле можно заключить путем неоднократного его использования стороной сделки, если другая сторона принимает исполнение и осведомлена, что контрагент использует факсимиле.

Суды поддержали практику применения факсимиле. Длительное и осознанное использование факсимиле стороной применительно к пункту 2 статьи 10 и пункту 4 статьи 1 ГК о добросовестном поведении лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита, нанесение которого на документ было в сфере ее контроля.

Эту правовую позицию можно распространить и на выдачу доверенностей, если их выдача с факсимиле вошла для компании в обычную хозяйственную практику в правоотношениях с контрагентами. Например, три инстанции указали, что проставление на доверенностях оттиска факсимиле, а не собственноручной подписи директора не противоречит закону и было обычной практикой, которую применяло общество.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.

Можно ли ставить факсимиле в первичных документах

Сфера государственных и муниципальных закупок регулируется:

• Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) и
• Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).

Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.

Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.

Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.

Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).

Фрагмент документа

Письмо Минэкономразвития России от 02.09.2016 № Д28и-2252

…в случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

При этом отмечаем, что согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.

Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.

Читайте продолжение статьи в ближайших номерах журнала, чтобы разобраться:

• какие виды документов точно не стоит подписывать факсимиле (счета-фактуры и др.);
• как организации ввести в обращение изготовленные факсимиле и как их потом вывести (с образцами полного комплекта документов, которые для этого необходимы);
• какие риски несет организация, пока ее сотрудники используют факсимиле, и как их снизить.

• Свежие
• Посещаемые

На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.

При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.

По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.

Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.

Его допускается задействовать при совершении большинства актов хозяйственной жизни. Сюда можно отнести продажу, передачу имущественных прав, отгрузку, иные действия, связанные со сменой организации. Чаще всего его заполняют при:

• поставках, подрядных работах;
• сделках, в которых меняются владельцы имущества, продукции;
• оформлении взаимодействия с посредниками.

Кроме того, некоторые виды деятельности ФНС отдельно расписала во втором приложении к письму. Этот документ является рекомендованным, но участникам процесса следует помнить, где нужно ставить подписи в УПД покупателю при получении, а продавцу при передаче. Корректное заполнение крайне важно.

Еще один нюанс — юридическое лицо может применять его по своему усмотрению. Например, перейдет на подобный документооборот только по одному виду сделок, а по остальным продолжит пользоваться стандартными СФ и иными первичными документами.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле , которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле .

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ) .

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт , то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

• сокращение количества времени на изучение документации;
• факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
• при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
• обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
• упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

При оформлении УПД на оплату за товары, он заменяет счет-фактуру, которую выписывает продавец для оплаты.

ФНС рекомендовала форму, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Однако любая компания может видоизменять некоторые поля при условии, что все необходимые бланк будет содержать. Можно модернизировать блоки, дополнив своей информацией.

Оба документа применяются в качестве первичных, подтверждающих совершение операции. Какой удобнее использовать определяется спецификой бизнеса конкретной компании и условиями сделки.

В таблице приведена сравнительная характеристика СФ и УПД.

С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации. УПД лучше использовать в малом и среднем бизнесе, когда количество хозяйственных операций достаточно ограничено, с небольшим документооборотом. Он снизит нагрузку и упросит работу учетного работника.

Пользоваться УПД или нет, решение принимает уполномоченное лицо компании. Заменить его можно на стандартные документы первичной отчетности: счет-фактуру, акт выполненных работ, накладную.

Допустимо ли применять факсимиле в сфере

Из статьи 5 Трудового кодекса не следует применимость гражданского законодательства к трудовым отношениям. Вместе с тем в ней указано, что трудовые отношения регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами.

Анализ текста Трудового кодекса показывает, что словосочетание «личная подпись» в нем не применяется. На этом основании полагаем, что правомерность факсимильного воспроизведения подписи может быть установлена коллективными договором, соглашением или локальным нормативным актом (в частности, соответствующим приказом руководителя компании).

Кроме того, факсимиле, хотя предусмотрено гражданским законодательством, изготавливается персонально на работника, а значит – фактически в рамках трудовых отношений. Для идентификации юридического лица служит печать. Следовательно, факсимильное воспроизведение подписи работника удостоверяет выполнение им своей трудовой функции. А значит, утверждение о том, что факсимиле в трудовых отношениях неприемлемо, не соответствует действительности. Ведь работник в гражданско-правовых отношениях самостоятельно не участвует.

Противоположная точка зрения состоит в том, что применение факсимиле работодателем недопустимо. И у нее имеются сторонники. На наш взгляд, тут целесообразно занять позицию «зри в корень». Применение факсимиле повлечет неблагоприятные последствия для работника или для работодателя, если оно было использовано недобросовестно, ненадлежащим лицом, с превышением его должностных полномочий. С равным успехом подпись руководителя можно подделать, от этого никто не застрахован.

Похожие записи:

• ГОСТ 21.501-2011 ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОЧЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
• 27.12.2022 Выплаты и пособия на детей в 2023 году
• Какие ограничения на продажу алкоголя будут действовать в новогодние праздники