Что делать с персональными данными сотрудника при увольнении
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с персональными данными сотрудника при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласие на обработку персональных данных может потребоваться в самых разных организациях и при самых разных обстоятельствах. Практически все финансовые операции сейчас происходят только при наличии между клиентом и финкомпанией такого соглашения. Разумеется, согласие подписывается не перед каждой операцией, а при заключении договора об обслуживании.
Когда можно отозвать согласие на обработку данных?
В любое время. Так написано в законодательстве. Например, в банк можно обратиться при расторжении или исполнении договора: закрытия в нем счетов или погашения имевшегося кредита. Зачем отзывать, если отношения и так завершены? Для того, чтобы кредитная организация не донимала в дальнейшем бывшего клиента рекламными предложениями.
Но помните — отозвать свои данные из банка можно только тогда, когда у вас закончились с ним все отношения, и вы ему больше ни копейки не должны.
Менее очевидным видится отзыв персональных данных у работодателя после увольнения. Если трудовые отношения между сторонами прекращены, то у работодателя не остается необходимости работать с этими данными. Они списываются в архив и хранятся там. Срок хранения — три года. Но самое главное, что хранятся они там в течение тех же трех лет, даже если гражданин отзовет свое согласие на их обработку. Работать с ними в этом случае нельзя, но и уничтожить тоже.
Отозвать согласие можно при переводе ребенка в другое учебное заведение или после завершения его учебы. Также личные данные имеются у сотовых операторов. И при смене такового можно также потребовать назад свое разрешение на работу с ними.
Подавать заявление на отзыв согласия необходимо в организацию-оператор. Сделать это можно в письменном виде или по электронной почте. Лучше всего такое заявление подавать тем же путем, каким вы давали и свое согласие на обработку персональных данных.
Если согласие давалось в электронном виде, то и отзывайте его по электронным каналам общения. Или, например, если вы пытаетесь отозвать свои данные из банка и вам не лень до него прогуляться, то можете и зайти в отделение с листом бумаги формата А4 и шариковой ручкой.
Законные случаи, когда обработка личных данных не может быть прекращена
Оператор имеет полное право продолжить работу с личными данными даже после предоставления ему соответствующего отзыва, если:
- информация значима для достижения целей международного договора;
- субъект участвует в судопроизводстве и исполнительном производстве;
- субъект оказывает госуслуги и размещает свои данные на Едином портале государственных и муниципальных услуг;
- субъект является стороной при заключении договоров; речь идет о защите жизненно важных интересов субъекта;
- человек является должником и идет процедура возврата просроченной задолженности (при этом его права и свободы не должны нарушаться);
- владелец персональных данных является журналистом, автором или другим творческим работником и осуществляет профессиональную деятельность;
- данные используются в статистических или иных исследовательских целях при их обязательном обезличивании;
- они сделаны общедоступными самим субъектом (например, в соцсетях).
Таким образом, следует помнить о том, что конфиденциальные данные могут быть использованы и истребованы и без согласия владельца в законном порядке.
Правила составления заявления
Документ будет принят к рассмотрению представителями Роскомнадзора только в том случае, если в нем будет присутствовать следующая информация:
- название территориального отделения, куда подается заявление;
- тип оператора — иностранное, физическое лицо, ИП, юридическое лицо или муниципальный орган;
- полное и сокращенное наименование;
- почтовый адрес и индекс;
- фактическое местонахождение (адрес, индекс);
- ОГРН, ИНН;
- номер регистрации в списке операторов;
- основание для завершения обработки ПДн;
- имя, фамилия и отчество лица, которое заполняет заявление, контактная информация о нем.
Зачем отзывают персональные данные
Мы передаем личные данные, когда устраиваемся на работу, берем кредит, оформляем какие-либо документы или справки. Указать электронную почту в интернете, чтобы получать информационную рассылку, тоже будет предоставлением личных данных.
Чтобы использовать такую информацию, требуется запросить официальное согласие на хранение и обработку. Когда, отправляя персданные через сайт в интернете, мы проставляем галочку в пункте «Согласен с политикой конфиденциальности сайта и пользовательским соглашением», мы позволяем хранить и обрабатывать свои данные.
Согласие на использование можно отозвать, направив оператору — лицу, обрабатывающему данные, — заявление. Отозвать разрешение на обработку персональных данных возможно в любой момент по желанию обладателя данных. Такая мера потребуется, чтобы:
- избежать передачи сведений о себе третьим лицам, например, такой запрет сделает невозможным передачу данных о гражданине от банка коллекторскому агентству;
- перестать получать информационную рассылку;
- личная информация не использовалась в рекламных целях, например, в разделе «наши клиенты».
Отзывая разрешение, гражданин не обязан объяснять причину.
Как отозвать согласия на обработку персональных данных?
Поскольку согласие на обработку персональных данных лицо дает в письменном виде, то и отозвать свое согласие следует в письменном виде, т.е. написать заявление о том, что лицо отзывает свое согласие на обработку.
Указанное заявление пишется в свободной форме, желательно указать следующие данные в заявлении:
- наименование организации, которая является оператором, обрабатывающим ПД лица, и адрес ее местонахождения;
- ФИО заявителя, можно указать адрес и номер телефона по желанию. В данном случае следует учесть, какая информация о Вас имеется у организации, например, медорганизации в договорах иногда указывают только ФИО и телефон лица, т.е., отзывая свое согласия по поводу обработки ПД, незачем указывать иные ПД о себе;
- указать в заявлении, что Вы отзываете свое согласие на обработку ПД, а также по возможности сослаться на законодательство;
- в конце заявления поставьте дату, подпись и расшифровку подписи.
ВАЖНО: указанное заявление передайте под отметку на Вашем экземпляре оператору.
Закон о персональных данных
Все вопросы, касающиеся любых действий с персональной информацией регулирует закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
В первую очередь, закон направлен на создание правовой базы для обращения с персональными данными людей. Он обеспечивает реализацию конституционных прав человека, соблюдение неприкосновенности личной жизни и сохранение тайн личности и семьи.
Любая информация, касающаяся гражданина, является персональными данными. В этот перечень входят:
- Ф. И. О. человека.
- Дата и место его рождения.
- Адрес.
- Социальное, семейное и финансовое положение.
- Информация о профессии и образовании.
- Другая информация.
Когда запрет не будет иметь силы?
Существуют определённые законом ситуации, когда компания может продолжить работу с данными о клиенте несмотря на отзыв согласия на их обработку.
Происходит это если:
- Персональные данные важны для достижения международных договоренностей.
- Если заявитель задействован в исполнительном или судебном производстве.
- Если субъектом оказываются государственные услуги, а персональная информация размещена на портале государственных и муниципальных услуг.
- Если личные сведения важны для защиты интересов субъекта.
- Если субъект выступает в роли одной из сторон при заключении договора.
- Если в отношении гражданина ведется процедура возврата просроченной задолженности.
- Если владелец персональных данных осуществляет профессиональную деятельность в сфере творчества, является журналистом или автором.
- Если информация обезличена и используется в исследовательских целях.
- Если сведения опубликованы непосредственно их владельцем.
Отозвать согласие на обработку персональных данных можно ссылаясь на ч. 2 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В ней говорится, что физическое лицо, давшее согласие на обработку и использование персональной информации может заявить о прекращении его действия. Дополнительно законодательную базу для отзыва согласия обеспечивают нормы ГК РФ и закон «О защите прав потребителя».
Оператор получив отзыв согласия на обработку ПД должен в тридцатидневный срок:
- Прекратить использование имеющейся информации.
- Если сведения были переданы третьим лицам – добиться прекращения их обработки.
- Удалить персональные данные и обеспечить уничтожение информации третьими лицами.
Если по каким-либо причинам оператору не удалось обеспечить удаление ПД за 30 календарных дней – он должен закрыть доступ к ним и завершить удаление информации о клиенте в течение следующих 6 месяцев.
Отозвать разрешение на обработку персональных данных гражданин может в любое время. Единственным условием для этого является отсутствие долгов перед организацией-оператором.
Куда и какие документы нужно подавать
Как правильно составить отказ от дальнейшей обработки личной информации?
В заявлении должна быть указана следующая информация:
- Полное название организации, выполняющей функции оператора.
- Юридический и физический адреса.
- Фамилию, имя и отчество гражданина, а также его адрес.
- Телефон гражданина.
- Ссылку на закон «О персональных данных».
- Перечень запрещаемых оператору действий.
- Перечисление подлежащих удалению сведений.
- Требование письменно уведомить о принятом оператором решении.
- При необходимости укажите возможность обращения в Роскомнадзор.
Пошаговая инструкция при отзыве согласия на обработку персональных данных:
- Составьте заявление в двух экземплярах.
- Сделайте копию паспорта и документов, подтверждающих отсутствие задолженностей и обязательств в случае, если оператором является кредитная организация или работодатель.
- Посетите организацию-оператора и получите печати и подписи на бланках.
- В случае отказа обратитесь в отделение Роскомнадзора.
- Отправьте отзыв согласия почтой, использую заказное письмо с обязательным уведомлением о вручении.
Список необходимых для оформления отзыва согласия документов:
- Заполненный бланк заявления в 2 экземплярах.
- Копия паспорта гражданина.
- Документы, подтверждающие отсутствие обязательств перед оператором.
Добейтесь того, чтобы сотрудник организации в обязательном порядке проставил печати и подписи на всех принятых документах. Это подтвердит тот факт, что оператор получил отзыв согласия на обработку личной информации гражданина.
Частичный отзыв согласия на обработку персональных данных: возможен ли?
Коллеги, предлагаю на Ваше рассмотрение такую ситуацию (абстрактно-реальную).
Есть некая скидочная карта, получению которой предшествовало заполнение её владельцем документа «Согласие на обработку персональных данных».
В обозначенной анкете он, в числе прочего, написал свой телефонный номер «для целей получения информации» о деятельности, новостях и продуктах компании.
И вот, спустя некоторое время, владельцу карты надоели постоянные рекламные sms-ки. Но и от скидок отказываться не хочется.
С теоретической точки зрения, к этой ситуации применимо законодательство о рекламе (ст. 18 одноимённого закона) и о персональных данных (152-ФЗ); косвенно также гражданское, но слишком далеко от сути.
Всё, что касается первого, легко и понятно: согласие адресата рекламы предварительно получено, а если он потребует прекратить рассылку — требование удовлетворят; но при этом заберут карту.
А человек, как указывалось выше, не хочет лишаться скидок 🙂
Остаётся законодательство о персональных данных. Предлагаю остановиться именно на нём. (На самом деле, и ситуация была подобрана именно такая, чтобы она как-то «овеществляла» главный вопрос, интересующий, по крайней мере, меня, заданный ниже.)
Согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 26.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных.
Но при этом пункт 1 статьи 3 этого же закона определяет персональные данные как любую информацию, относящуюся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
То есть статья 9 говорит о праве лица отозвать согласие на обработку любых сведений о себе. Но что в этом контексте означает слово «любые»: собственно любые? или же только все сразу?
Как вы думаете? Вправе ли субъект отказаться от дачи согласия лишь части персональных данных, то есть сказать: «Вот эти, эти и эти персональные данные я обрабатывать запрещаю, а остальные — пожалуйста, ради бога, мне не жалко»? upd. Этот вопрос, разумеется не главный. Вправе ли он сказать это потом, уже после начала их обработки?
Я здесь вижу две проблемы. Во-первых, при получении согласия на обработку оператор использует стандартные формы, в которых зачастую запрашиваемая информация несколько излишня для заявленной цели (например, для предоставления скидок).
И в этом смысле последующий отказ субъекта от информации, которая в действительности оператору не нужна (для заявленных целей), представляется обоснованным.
Во-вторых, если частичный отказ субъекта от обработки его персональных данных возможен, то возможны и злоупотребления с его стороны: ведь оператор может предоставлять определённые льготы взамен получения какой-либо информации или (в случае с картами) получения рекламной аудитории.
А одностороннее предоставление благ ему вполне может быть невыгодным. Хотя такую ситуацию я представляю себе не столь ярко, но всё же вполне допускаю её существование.
Так что вопрос остаётся в силе: вправе ли субъект отозвать согласие на обработку части его персональных данных?
Куда следует обращаться за защитой персональных данных?
Федеральным законом (N 152-ФЗ «О персональных данных») учрежден специальный Уполномоченный орган по защите субъектов прав, связанных как раз с персональными данными. Постановлением правительства РФ №228 исполнять функции данного органа возложено на Роскомнадзор.
Таким образом, именно Роскомнадзор сегодня является главным учреждением, куда нужно подавать жалобу о нарушении законодательства в области персональных данных. Запрос в этот орган мы и будем подробно рассматриваться далее, однако существуют и другие службы (ведомства), которым можно сообщить о нарушении:
- Прокуратура РФ.
- Управление «К» МВД РФ.
Рассмотрим возможности обращения и в эти организации. При этом сделаем акцент именно на онлайн-отправке заявлений.
Как отозвать согласие на обработку персональных данных
Согласие на обработку персональных данных требуется на каждом шагу: при трудоустройстве, определении ребенка в детский сад или школу, обращении в поликлинику. Согласно п. 2 ст. 9 ФЗ «О персональных данных», гражданин может отозвать согласие на обработку данных о себе. Причины такого решения могут быть любыми — увольнение, назойливая рекламная рассылка, желание защитить данные от мошенников.
Чтобы отозвать согласие на обработку персональных данных, нужно направить оператору заявление, составленное в произвольной письменной форме. Обратите внимание: отзыв нужно составлять в 2-х экземплярах — по одному для каждой стороны. Согласно п. 5 ст. 21 ФЗ «О персональных данных», оператор обязан прекратить обработку ПДн гражданина и уничтожить их в течение 30 дней с даты поступления отзыва.
Согласно п. 5 ст. 21 закона № 152-ФЗ, если человек отозвал согласие на работу со своей индивидуальной информацией, оператор обязан прекратить это делать. На это ему дается 30 дней со дня получения обращения. В этот же срок оператор должен уничтожить или обеспечить уничтожение информации.
Однако закон разъясняет, что если дальнейшая работа с индивидуальными сведениями о человеке необходима для достижения целей, предусмотренных законодательством, то хранение информации может быть продолжено.
Например, выполнить требование субъекта персональных данных об отзыве согласия на их обработку не могут банки.
Так, в соответствии с п. 4 ст. 7 закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов…» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банковские организации должны сохранять личную информацию о клиентах не менее 5 лет со дня прекращения отношений. Соответственно, если разрешение на работу с индивидуальными сведениями было отозвано, операции с информацией должны быть прекращены, но сами материалы не уничтожаются и могут быть выданы по запросу суда, прокуратуры и иных уполномоченных учреждений (апелляционное определение Московского городского суда от 14.06.2019 по делу № 33-25479).
Если у клиента с банком есть договор на дебетовую или зарплатную карту, любой вид кредита, то в нем содержится пункт согласия на обработку личных данных. В таком случае перед оформлением отзыва разрешения на их обработку следует предварительно ознакомиться с законодательством. Защиту конфиденциальной информации граждан РФ обеспечивает №152-ФЗ «О персональных данных».
В ст.7 указанного закона установлено, что личные данные человека могут использоваться и распространяться только с предварительного его согласия, данного в письменной форме.
Подписывая договор кредитования, клиент одновременно разрешает банку совершать с его личными данными следующие операции:
- собирать, накапливать и хранить;
- изменять и использовать в работе;
- уничтожать или передавать (с согласия).
Кто не верит этому, может внимательно почитать договор.
Что такое согласие на обработку персональных данных?
Это документ о том, что субъект персональных данных согласен с тем, что заинтересованная сторона вправе получать, хранить и использовать сведения о нем. При этом ч.1 ст.9 Закона 152-ФЗ не обязывает давать его письменно. Закон гласит, что соглашение может быть получено в любой форме, но быть сознательным и конкретным.
Однако, оператор обработки персональных данных несет ответственность за свои действия и при возникновении спорной ситуации сможет доказать свою правоту только при наличии письменного документа. Форма его является условной, единого бланка законодательно не установлено и каждый из операторов может сам ее разрабатывать для своих условий.
Согласие на обработку персональных данных гарантирует их защиту от неправомерных действий, применение для определенных целей и в рамках перечисленных задач.
Понятие информации о гражданине, относящейся к персональной, дано в ст.3 Закона 152. Это любые сведения, связанные с субъектом (физическим лицом) прямо или косвенно:
- ФИО, пол, возраст;
- семейное положение, а также родственные связи и наличие детей;
- сведения об образовании и наличии квалификационных навыков;
- адрес места жительства и прописки;
- любые фото- и видеоматериалы, используемые оператором и позволяющие точно установить личность гражданина;
- биографические данные, включая наличие судимости, прохождения службы в армии, предыдущих мест работы и т.д.);
- сведения о заработке и финансовом положении;
- иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо.
Стоит перечислить и документы, в которых эти сведения содержатся:
- гражданский паспорт, свидетельства о браке, рождении детей;
- документы об образовании, повышении квалификации и т.д.;
- трудовая книжка;
- военный билет.
Остальные документы, содержащие сведения о гражданах, хранятся у работодателя и необходимы для кадрового учета. Это, например, характеристики, личные карточки, анкеты и т.д.
В ряде ситуаций требуется предоставление справки о доходах, полученных в определенный временной период. Гражданину следует знать, что без его согласия эти сведения не подлежат обработке.