За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Официальные требования 2022 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.

Как ИП зарегистрировать печать в налоговой

Прежде чем приступить к регистрации печати, ИП должен обратить внимание на её внешний вид. На 2021 год законодательно эти требования никак не оговорены, но есть негласные правила делового оборота. И согласно им, существует три основных формы печати:

• круглая печать диаметром 38-42 мм;

• треугольная печать с равными сторонами 38-42 мм;

• прямоугольная печать, в которой длина одной стороны – 35-50 мм, длина второй – 70-100 мм.

Информация, которую желательно указать в печати:

• полное имя ИП;

• название организационно-правовой формы – «индивидуальный предприниматель»;

• юридический адрес;

• государственный регистрационный номер из реестра.

Стоимость изготовления печати колеблется от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей. Срок изготовления зависит от условий договора и сложности работы. Обычно на изготовление штампа уходит от нескольких часов до двух-трех дней. Стоимость зависит от:

• оснастки:
  • ручная,
  • автоматическая;
• дизайна:
  • простой,
  • сложный;
• срочности изготовления.

Чем сложнее изготовление вашей печати, тем больше денег вы отдадите за нее, и тем дольше будет изготовление.

Чтобы изготовить печать надо:

• обратиться в специализированную компанию;
• предоставить копии паспорта, ОГРНИП, ИНН;
• выбрать дизайн;
• заключить договор на оказание услуг по изготовлению печати,;
• оплатить услугу;
• забрать печать.

Для защиты печати от подделок, можно запросить изготовление дополнительных защитных средств:

• гильоширные сетки толщиной до 0,01 мм.,
• химические или ультрафиолетовые метки,
• многоцветность,
• гравировка рисунков и фотографий,
• двухмерный штрих-код.

В 2022 году индивидуальным предпринимателям печать нужна в следующих случаях:

• При найме персонала: записи в бумажных трудовых книжках обязательно заверять именно печатью
• При участии в тендерах: чтобы котировочную заявку одобрили
• При открытии счета в некоторых банках: По закону наличие печати не обязательно (об этом говорил в своих разъяснениях Центробанк), но иногда банки в своих внутренних правилах предусматривают такое требование

Плюсы и минусы штемпеля

Как уже говорилось ранее, нужно ли для ИП делать печать или нет – предприниматель определяет сам, но при этом ему стоит учесть не только достоинства, но и недостатки использования инструмента. К первой группе относятся:

1. Увеличение числа потенциальных клиентов, контрагентов. Государственные компании обычно отказываются от сотрудничества с потенциально ненадежными поставщиками, а наличие клише может повысить уровень доверия к бизнесмену.

2. Возможность нанимать людей на работу с соблюдением всех норм трудового законодательства.

3. Шанс полностью отказаться от приобретения кассовой техники, но только в случае, если такой вариант предусматривается используемой системой налогообложения.

4. Повышение уровня доверия ко всей компании, а значит и статуса.

5. Возрастание безопасности в сфере взаимодействия с другими организациями.

Что касается минусов, их гораздо меньше. Самыми неприятными можно считать:

1. Единовременные расходы на производство штемпеля.

2. Необходимость постоянно носить штамп с собой.

3. Высокий риск потерять оттиск или стать жертвой преступников.

В целом преимущества явно выигрывают на фоне недостатков, а значит именно на них следует опираться при выборе.

Так как само наличие оттиска это добровольный выбор, то дополнительно извещать о нем государственные органы необязательно. Более того, производство каждого нового штемпеля в этом случае не будет означать прекращение «полномочий» предыдущего.

Но по собственному желанию обратиться в контролирующие службы для фиксации наличия этого инструмента бизнесмен вполне может. Провести процедуру могут в нескольких учреждениях:

1. В отделении федеральной налоговой службы.

2. Торгово-промышленной палате.

3. В официальном реестре компании, подготовившей клише, если такая услуга предоставляется.

Если индивидуальный предприниматель отказывается от регистрации, он вновь повышает вероятность использования его имени мошенниками. Как уже говорилось ранее, бизнесмен вправе сделать несколько отдельных штампов и каждый из них останется действительным. Соответственно, в случае, если дойдет до судебного разбирательства, без информации о внешнем виде печати из органа, зарегистрировавшего ее, суд в любом случае признает штемпель действительным, даже если по факту это не так.

Как заверять документы при отсутствии печати

Основное предназначение печати заключается в возможности правильно и быстро заверить различную документацию. При ее отсутствии предпринимателю приходится пользоваться другими способами для собственной идентификации.

Внимание! Многие бизнесмены считают, что штамп на документации гарантирует, что документ был подписан бизнесменом.

Но на самом деле процесс создания печати является очень простым, поэтому ею может воспользоваться любой человек. Поэтому ее наличие на документе не может выступать стопроцентным доказательством того, что бумага заверялась ИП. Поэтому при ее отсутствии предприниматель может заверять документы другим законным способом. Для этого учитываются следующие правила:

• в конце любой официальной документации ставится подпись;
• указывается «БП», что подтверждает, что предприниматель не пользуется печатью во время ведения деятельности.

Некоторые крупные компании отказываются от сотрудничества, если работает ИП без печати на своей документации. Изменить их мнение можно путем представления нормативных актов и других нормативных бумаг.

Кто занимается ее изготовлением

Изготовлением печатей занимаются многие компании. Они располагают специализированным оборудованием и приспособлениями для создания такой продукции. Выбирая компанию, чтобы изготовить штамп, предпринимателю следует обратить внимание на качество используемых материалов. Дешевые штампы не дают хорошего оттиска, увеличивают затраты на расходные материалы и служат совсем недолго. Более того, из-за некачественной печати могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Наиболее востребованными являются печати, изготовленные из резины методикой лазерной гравировки. Есть еще полимерные штампы, но срок их службы значительно короче. Лазерная гравировка позволяет создавать тончайшие элементы, делать оттиски шрифтов с засечками, микротекстов и прочих деталей. Возможно заказать печати с защитой от подделки и полутоновыми изображениями.

Что делать если печать утеряна

Если индивидуальный предприниматель потерял свою печать, то в этой ситуации может возникнуть множество проблем. Так, мошенники смогут заверить ей поддельные платежные и иные важные документы.

В итоге, чтобы в этой ситуации избежать больших убытков, нужно:

1. Подать в районный отдел полиции заявление об утере. С собой нужно принести личный паспорт и официальный документ (кассовый, кадровый или договор) с печатью ИП. Если есть подозрения, что произошла кража, также надо заявить об этом в полицию. Это нужно сделать для того, чтобы снять с себя ответственность за дальнейшее применение печати в кассовых и иных документах мошенниками.
2. Связаться со своими контрагентами. Им надо сообщить о случившемся, чтобы они перестали принимать кассовые документы, заверенные утерянной печатью ИП.
3. Взять справку из районного отдела полиции и посетить налоговую по своему месту прописки. Там надо оформить факт кражи (утери).
4. Обратиться в банк. Сразу при обнаружении кражи нужно позвонить в свой банк, где открыт расчетный счет ИП, и описать возникшую ситуацию. Получив из полиции справку о факте кражи, надо отвезти ее в банк.
5. Заказать новую печать.

Также, можно сделать ее копию. Оттиск (отпечаток) можно предоставить:

• на бумаге;
• в электронном файле (фотография или скан).

Заказывать восстановление печати можно:

• через форму на сайте компании-изготовителя;
• путем отправления электронного файла на электронную почту компании.

В итоге после открытия ИП начинающему бизнесмену необязательно получать печать. Однако, в некоторых ситуациях это нужно делать. Таким образом можно избежать проблем с банками и обезопасить себя от подделки кассовых документов мошенниками.

Печать должна отражать ключевую информацию об ИП:

• его ФИО;
• правовую форму;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• место нахождения.

В 2022 году существует всего лишь несколько случаев, когда наличие печати обязательно:

• У предпринимателя есть наемные сотрудники — закон требует заверить печатью записи в бумажных трудовых книжках.
• ИП занимается грузоперевозками — путевые листы должны быть заверены печатью.
• Участие в тендере — иногда заявку, не заверенную печатью, могут просто не принять.

Как видите, случаи не самые частые. Печать можно не делать вплоть до момента, пока вы, например, не соберётесь участвовать в тендерах.

Некоторое время назад были проблемы для предпринимателей без печати при открытии расчётного счёта, но Центральный Банк РФ выпустил своё разъяснение по этому поводу, где указал, что ИП не обязан иметь печать при открытии счёта и сейчас таких проблем, как правило, нет.

Если вы решили оформить печать, ставить ее придется на всех документах. Предприниматели без печати иногда вместо неё пишут «б/п» или «бп», тем самым подтверждая, что работают без печати. Регистрировать печать в ФНС не требуется.

Для изготовления печати вам понадобятся следующие документы:

• Паспорт,
• ИНН,
• ОГРНИП.

Как показать на документах, что у ИП нет печати

В 2022 году, чтобы заключить договор, предпринимателю достаточно поставить свою подпись и написать рядом б/п (что значит «без печати»). Несмотря на то что иные способы подтверждения не требуются, нужно быть готовым, что партнеры и банковские учреждения проявят осмотрительность. При сдаче бумаг с указанием начислений, заработка или данных для ФСС может быть затребована справка о том, что предприятие работает без печати. Дополнительно прикладывается копия Устава, где это оговорено. Каждый предприниматель самостоятельно принимает решение о необходимости заверять свою подпись. Постепенно роль оттиска снижается, в условиях электронного ведения делопроизводства на смену приходят более совершенные способы подтверждения подлинности документа.

Как написать письмо об отсутствии печати у ИП

Документ составляют в произвольной форме. Необходимо использовать официально-деловой стиль, разговорных выражений следует избегать. Пишут письмо на белой бумаге формата А4. В тексте не должно быть орфографических и других ошибок.

Структура письма имеет такой вид:

1. В правом верхнем углу пишут, кому предназначается письмо и от кого оно. Указывают ФИО руководителя организации-адресата письма, ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП) адрес, те же данные об отправителе.
2. Посередине пишут наименование бумаги. Обычно это «Уведомление о порядке оформления документов».
3. Начинают основной текст. В нем указывают, что данный ИП не использует печать для заверения документов, а применяет лишь собственную подпись. Здесь же нужно разместить ссылку на законодательный акт. Это может быть ФЗ № 129-ФЗ от 08.08.2001 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В нем ничего не сказано о том, что ИП обязан иметь печать, поэтому именно этот документ указывают как опорный.
4. Ставят дату и подпись.

В России к печати ИП предъявляются следующие требования:

Специалисты сервиса по изготовлению печатей всегда могут предложить множество вариантов дизайна. Они обязаны быть в курсе, какая нужна печать для ИП, и поэтому сами предоставляют каталоги с примерами готовых оттисков. Предпринимателю остается лишь выбрать наиболее понравившийся.

Какая информация должна быть на печати ИП

С учетом сложившейся практики документооборота можно сделать вывод о том, что оттиск печати должен содержать следующие сведения:

• полное наименование предпринимателя вида «Индивидуальный предприниматель Ф. И. О.»;
• его ИНН и ОГНИП;
• указание места нахождения.

Кроме того, допускается использование дополнительных графических элементов (например, логотипа, применяемого ИП для развития бизнеса). При этом стоит наносить их таким образом, чтобы не ухудшалась читабельность текстовой части.

Не допускается размещение на печати ИП символов, содержащих:

1. Символику государственных знаков (герба России или ее регионов) или их элементов. Положениями ст. 4 закона «О государственном гербе…» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ установлен перечень организаций, которые имеют право на использование печатей с изображением государственного герба, — и ИП, не наделенные полномочиями органа государственной власти, в этот список не входят.
2. Логотипы (или их части), зарегистрированные сторонними компаниями в качестве товарных знаков.

Требований к пакету документов, которые должен представить бизнесмен в компанию, занимающуюся изготовлением печатей, законодатель не устанавливает.

Практика же показывает, что изготовители обычно запрашивают:

• копии всех страниц паспорта;
• ОГРНИП;
• копию ИНН;
• документ о регистрации товарного знака (если предприниматель желает разместить на печати собственный логотип).

Есть или нет КПП у ИП: как узнать, где взять

Несмотря на то, что точные требования к печати ИП не прописаны законом, можно сделать вывод, что те должны составляться по аналогу штампов юридических лиц — согласно Гражданскому кодексу. Нужна ли печать ИП при осуществлении коммерческой деятельности? В каких случаях законодательство предоставляет право выбора в этом вопросе ИП, а когда печать заказывать обязательно?

Если предприниматель принял решение открыть расчётный счёт в банковской организации. На сегодняшний день несмотря на то, что на законодательном уровне частному предпринимателю не обязательно приобретать и регистрировать печать, все банки требуют от ИП наличие её на необходимом пакете документов.

В разъяснениях УФНС России по г. Москве (Письмо УФНС от 28.02.2006 N 28-10/15239) говорится о том, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена. А ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390 пришел к выводу о том, что наличие печати остается на усмотрение самого индивидуального предпринимателя. Таким образом, индивидуальный предприниматель вправе, но не обязан иметь печать, и может обходиться подписью.

Может ли индивидуальный предприниматель (ИП) быть и работать без печати

Исходя из того, что сказано выше о требованиях законодательства, ответить на этот вопрос можно однозначно: да, этот вариант возможен. Никаких санкций решение за собой не принесет, но о некоторых нюансах вспомнить все-таки придется. Дело в том, что клиентам, контрагентам, поставщикам наличие собственного оттиска крайне важно. Оно дает дополнительную гарантию, повышает доверие к бизнесмену и его продукции.

В некоторых случаях заказчики, посредники и другие, вовлеченные в предпринимательство люди, могут настоять на официальном подтверждении факта отсутствия штемпеля. Им может стать письмо, в котором указано, что предприниматель ведет свою деятельность без наличия собственной печати, а в качестве удостоверения своих действий использует только подпись.

Казалось бы, зачем нужно прибегать к таким условиям? Причиной тому становится большое количество выявленных случаев мошенничества. Злоумышленники действуют следующим образом: подписывают договор, не ставя на нем клише, а после получения денежных средств или товаров, признают документ недействительным, поскольку на самом деле у фирмы существует собственный штамп.

Для изготовления инструмента следует обратиться в один из специализированных центров, занимающихся созданием оттисков. Они могут предложить несколько стандартных вариантов или воспользоваться вашим образцом в качестве основы.

Дополнительно придется определиться и с типом штемпеля – автоматический или ручной. Второй несколько меньше и дешевле, но первый удобнее в использовании, особенно если требуется простановка штампов на большом количестве документов.

Важным является производитель основы для печати. Китайские изготовители часто экономят на материалах, потому готовые инструменты служат непродолжительное время. Европейские более устойчивы в эксплуатации, хотя и стоят дороже. По возможности стоит остановить свой выбор именно на таком варианте.

Похожие записи:

• Образец доверенности: как правильно оформить
• Госпошлина при покупке дачи с земельным участком
• Можно ли прописать ребёнка без согласия собственника и как это сделать?