Путевые листы для легковых и грузовых автомобилей в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы для легковых и грузовых автомобилей в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам

В проекте приказа предложен новый порядок заполнения электронных путевых листов. Если приказ подпишут в существующем виде, то оформлять ПЛ будет необходимо по следующим правилам.

Путевой лист оформляется в электронном виде до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.

Путевые листы оформляет владелец ТС на каждый автомобиль, который используется в пассажирских и грузоперевозках в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Даты, время и результат проведения медосмотра водителя в путевом листе указывает медицинский работник, проводивший осмотр, и подписывает своей УКЭП.

В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в электронном ПЛ предусмотрены следующие отметки:

• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — проставляется в случае отсутствия заболеваний и следов алкогольного или наркотического опьянения;
• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — проставляется при обнаружении заболевания или признаков опьянения с указанием этих признаков;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения не выявлены»;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, выявлены признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения» — в этом случае указываются выявленные признаки.

Дата и время предсменного техосмотра и выпуска автомобиля на линию проставляются лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, и подписываются его УКЭП.

В результате проведённого техосмотра в путевом листе указываются отметки:

• «выпуск на линию разрешён», если ТС соответствует требованиям, закреплённым в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
• «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре ТС обнаружились несоответствия этим требованиям.

Форма путевого листа законодательно не утверждена, но есть обязательные графы, утвержденные в 2020 году:

• Наименование и порядковый номера листа;
• сроки действия: на 1 рабочий день, либо на срок соответствующий длительности рейса, в случае, если он длится дольше 1 рабочей смены;
• сведения о собственнике транспортного средства (ТС), т.е. наименование, ОГРН, местонахождение и номер телефона;
• сведения о транспортном средстве: тип и модель ТС, гос. номер, пробег, дату и время выезда, дату и время контроля ТС перед рейсом;
• сведения о водителе: ФИО, дату и время проведения предрейсового медосмотра;
• дату и время выезда и заезда на парковку;

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Зачем нужны путевые листы

Базовая роль путевого листа в том, чтобы контролировать работу водителя, отмечать состояние машины и вести учет процессов, в которых занят автомобиль. В путевом листе отмечают ключевые показатели:

• километраж, который прошел автомобиль в конкретной поездке;
• его техническое состояние в конкретный момент;
• время работы водителя;
• количество поездок на автомобиле в рамках одной смены;
• расход топлива и т.д.

Так, путевой лист позволяет:

• убедиться в исправности автомобиля перед поездкой;
• рассчитать зарплату водителя или стоимость транспортных услуг;
• определить расходы обслуживание и использование автомобиля: заправки, запчасти, горюче-смазочные материалы и т.д.;
• убедиться в том, что водитель прошел необходимые осмотры и способен управлять легковым транспортом и т.д.

Путевой лист нужно заполнять при любой организационно-правовой форме. В каждой поездке у водителя должен быть набор документов, в котором кроме путевого листа нужно предусмотреть:

• удостоверение водителя;
• документы на легковой транспорт;
• если у машины есть прицеп — нужны отдельные документы и на него;
• сопроводительная документация на перевозимые объекты;
• специальное разрешение, если перевозите особые грузы.

Наказание за нарушение порядка оформления путевых листов

Единственный способ избежать ответственности при проверках — составить документ правильно и предъявлять его по требованию контролирующих лиц. Ответственность предусмотрена за разные нарушения.

Так, если сотрудники ГИБДД остановят транспорт для проверки документов, а водитель не сможет показать им путевой лист, инспекторы выпишут штраф:

• водителю — на 500 рублей;
• должностным лицам — на 20 000 рублей;
• компаниям и предпринимателям — на 100 000 рублей.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.

Размер штрафов:

• за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
• за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
• за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
• за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе

О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);

• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Путевой лист на несколько водителей

С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».

Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.

Основные правила оформления

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.

Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.

Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.

Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).

Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа. Если путевой лист будет составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения прибыли нельзя.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)?

Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.

Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет – главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Срок хранения путевых листов – 5 лет.

На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:

• порядковый номер документа;
• дата его оформления;
• ФИО и табельный номер водителя;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
• примечания.

Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.

На что похож электронный путевой лист?

Форма и основные требования по заполнению электронного путевого листа прописаны в 6 статье Устава автомобильного транспорта. Основным является обязательное указание следующих реквизитов:

• номер и наименование путевого листа;
• срок действия документа: число/месяц/год, а также время, совершаемой поездки;
• информация о собственнике (владельце) транспортного средства: наименование организации, организационно-правовая форма, ОГРН (или ОГРНИП), контактные данные;
• информация о транспортном средстве: марка и модель ТС и прицепа (если есть), государственный регистрационный номер, показания одометра, дата выезда с парковки и возвращения на нее;
• реквизиты водителя: ФИО, дату и время проведения пред рейсового и после рейсового медосмотра;
• сведения о совершаемой перевозке: виды сообщения (городское/пригородное/междугороднее/международное), виды перевозки (регулярная пассажирская перевозка/пассажирская перевозка по заказу/ организованная перевозка группы детей/пассажирская перевозка легковым такси/перевозка грузов/перевозка для собственных нужд).

Можно ли ездить без путевого листа?

Осуществлять перевозки без путевого листа нельзя. Это регламентирует пункт 2 ст. 6 устава автотранспорта. Невыполнение этого требования водителю грузовика грозит предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (п. 2 ст. 123 КоАП РФ).

Наличие и правильность заполнения путевого листа могут проверить сразу несколько структур:

• ИФНС;
• Ространснадзор;
• ГИБДД;
• ГИТ.

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).

Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).

Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).

Форма путевого листа: обязательные реквизиты

Со вступлением в силу закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» использование унифицированных форм первичных документов перестало быть обязательным. Предприятие может разработать и применять собственные образцы, но в них должны отражаться все необходимые данные.

Бланк путевого листа содержит следующую информацию:

1. Наименование организации, владеющей транспортным средством.
2. Сведения об автомобиле, в том числе отметка о технической исправности.
3. Данные водителя, а также отметка о том, что он допущен к управлению автомобилем по состоянию здоровья.
4. Показатели работы машины и водителя. Сюда включаются пробег, время в поездке и прочее.

При использовании унифицированной формы нужно заполнять строки для отметок медицинского работника перед рейсом и после него. При оказании транспортных услуг потребуется еще строка для подписи механика, подтверждающая, что машина исправна.

Важно! Если на одном автомобиле работает два водителя или более, отдельный путевой лист выписывается каждому из них.

Следует корректно заполнять графы, отведенные для показателей работы шофера и автомобиля. Эти значения важны для начисления водителю заработной платы. Также на их основании происходит списание расходов на ГСМ.

Похожие записи:

• Налоговый Вычет На Детей У Военнослужащих По Контракту
• Льготы и гарантии для людей с инвалидностью
• Где в Москве можно жарить шашлыки