Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника

Льготы 12 апреля, 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто подписывает справку 2-НДФЛ для сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Кто подписывает 2 НДФЛ в отсутствии налогового агента

2. Кто обычно подписывает справку 2-НДФЛ?

3. Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

4. Как поступить, если предприятие ликвидировано

5. Кем обычно подписывается справка 2-НДФЛ?

6. Где взять справку безработному и пенсионеру

7. Кто может подписывать справку 2-НДФЛ

8. Что отражается в справки 2 НДФЛ

9. Кто подписывает справку 2-НДФЛ в соответствии с законодательством

10. В каких ситуациях нужна печать

11. Понятие и сущность 2 ндфл

12. Оформление доверенности

13. Законодательные нормы

14. Кто подписывает справку 2 НДФЛ

15. Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

Ситуация осложняется в случае, когда в компании работает большое количество человек. Это может быть и 500, и 5000 сотрудников. Кто подписывает справку 2-НДФЛ? Снова руководитель. Но в таком большом объеме сделать это невозможно физически. В этом случае директор предприятия должен выбрать уполномоченного представителя для подписания справок. И это может быть сразу несколько человек. Тот, кто подписывает 2-НДФЛ, должен иметь соответствующую доверенность. Кроме того, следует оформить специальный приказ руководителя, где перечисляются все уполномоченные лица. В самой справке необходимо делать отметку, что подпись ставит не сам налоговый агент, а уполномоченный представитель, а также указать реквизиты соответствующей доверенности и приказа.

Кто подписывает 2 НДФЛ в отсутствии налогового агента

При уходе налогового агента в отпуск или при его отсутствии по больничному листу, право подписи возлагается на временно допущенное лицо, опять же утвержденное приказом руководителя. Этот момент должен быть четко прописан в учетной политике компании.

Временно замещающий налоговый агент также делает расшифровку подписи и указывает занимаемую должность. Дополнительно необходимо указать номер и дату приказа о закреплении за сотрудником временного права подписи налогового агента.

В случае реорганизации предприятия, при его закрытии или ликвидации во время отсутствия налогового агента правом подписи обладает только руководитель организации или ее учредитель. То есть лицо, имеющее законные полномочия подписывать все документы, связанные с деятельностью предприятия.

Кто обычно подписывает справку 2-НДФЛ?

Каждое предприятия выдает своему сотруднику справку 2-НДФЛ по требованию, а так же она ежегодно предоставляется в ФНС. Справку выдается столько раз, сколько необходимо это сотруднику, ограничений нет. И на кого возлагается обязанность по ее выдаче, а так же кто подписывает данную справку руководитель предприятия или главный бухгалтер?

У руководителей предприятия нет столько свободного времени, что бы оперативно подписывать всю входящую и исходящую документацию. Иногда такое бывает, что руководитель предприятия и главный бухгалтер находятся не в соседних кабинетах, а в разных городах. И кто тогда будет в данном случае подписывать справку 2-НДФЛ? А выдать справку с задержкой так же нельзя, так как сроки предоставления справки 2-НДФЛ предусмотрены законодательно. За несвоевременно предоставление справки 2 НДФЛ предусмотрена административная ответственность.

Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.

Это:

Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.

Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:

Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет:
- Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
- кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
- главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.

Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.

В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.

Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.

Кем обычно подписывается справка 2-НДФЛ?

Каждое предприятие выдает сотрудникам (или предоставляет в контролирующий орган) справки по форме 2-НДФЛ. Справка может быть 1, а может быть не менее 1 000 или 10 000. На кого должна быть возложена обязанность или право их подписывать? На руководителя всего предприятия или подразделения или на главного бухгалтера?

У руководителей высшего звена нет физической возможности подписывать оперативно все исходящие и входящие документы. А если кабинет руководителя или главбуха располагается не в соседнем помещении, а в соседнем городе? Ктоподписывает справки 2-НДФЛ в таком случае? Так что же делать – не выдавать справки или выдавать их с задержкой? И то, и другое недопустимо. Сроки предоставления документов в ИФНС определены законодательно, и за их нарушение предусмотрена ответственность.

О мерах ответственности за непредоставление справок 2-НДФЛ в ИФНС см. материал«Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

Кто может подписывать справку 2-НДФЛ

Вправе визировать 2-НДФЛ такие лица:

Налоговый агент — организация	Налоговый агент — ИП
Руководитель (или иное лицо, указанное в учредительных документах) — код 1	ИП — код 1
Руководитель организации или ИП, оказывающие услуги по передаче отчетности по доверенности — код 2
Работник, не являющийся руководителем, по доверенности — код 2	Работник по доверенности — код 2

Подписать справку, выдаваемую руководителю или ИП, вправе те же лица, включая самих руководителя и ИП.

Что отражается в справки 2 НДФЛ

Правильное отражение данных в справке 2 НДФЛ зависит от правильности ее заполнения, при которых обязательно необходимо указывать все данные как самого предприятия, так и самого работника, которому выдается справка.

И так какая информация должна содержаться в справке 2 НДФЛ:

Полное наименование предприятия, которое выдает справку. А именно это ИНН, КПП, код ОКТМО, контактный номер телефона и само наименование организации;
Паспортные данные сотрудника, которому выдается справка. Данные берутся из двух первых страниц паспорта;
Указывается сумма дохода разбитая по месяцам, за тот период, за который запросил сотрудник, так же в эту сумму считаются суммы всех вычетов;
Указываются данные других вычетов в соответствии с их кодом. К таким вычетам могут относиться имущественные, стандартные или социальные, если у сотрудника есть право на их получение.

Кто подписывает справку 2-НДФЛ в соответствии с законодательством

Если рассматривать к каким документам относится справка 2-НДФЛ, то можно сказать, что она относиться не к бухгалтерским, а к налоговым документам. А значит, она не попадает под действие закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, предписывающего руководителю подписывать все документы, и такое право может быть предоставлено уполномоченному им на это лицу. Такой порядок подразумевается правилами заполнения справки (разд. 5 порядка заполнения справки о доходах физлица, утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Для тог, предоставления права подписывать справку2-НДФЛ другому ответственному сотруднику, необходимо издать приказ, где будет указан перечень лиц, которые имеют право подписывать данный документ. А так же кроме приказа, необходимо еще на каждого из них оформить соответствующую доверенность. Когда подписывается справка представителем, необходимо рядом с подписью указать на каком основании и по какой доверенность доверенное лицо имеет право подписи.

И так свыше сказанного можно сделать вывод, что справку 2-НДФЛ должен подписывать руководитель предприятия или его доверенное лицо. При подписании справки 2-НДФЛ доверенным лицом в обязательном порядке необходимо указывать реквизиты доверенности в соответствующей строке справки вне зависимости от того кому она выдается или физическому лицу, или в ФНС по итогам года.

В каких ситуациях нужна печать

Если ваша компания применяет в своей деятельности печать, то в 2019 году её можно проставлять на справке 2-НДФЛ по собственному желанию. Налоговые службы за её наличие или отсутствие штраф точно не выпишут, так как законом данный процесс не регламентируется.

Данная справка может применяться для разных целей. Кто-то из ваших сотрудников может, к примеру, отправиться в банк за оформлением кредита. В этом случае проставлять печать не требуется. Но для того чтобы у работников кредитной организации не возникло сомнений по поводу выдачи денег, лучше оставить оттиск на документе.

Если печать организации не будет проставлена, то банк в своих интересах может совершать звонки работодателю для уточнения сведений и подтверждения их достоверности. Чтобы избежать подобных неудобств и не заниматься лишней работой, вам стоит сразу оформить справку 2-НДФЛ с печатью. Это простое действие поможет избежать лишних вопросов и навязчивых звонков.

Отсутствие печати не является нарушением, но для собственного спокойствия можно и проставить её. Оттиск значительно облегчит вам жизнь, так как он повышает уверенность сторонних лиц в достоверности документа.

Понятие и сущность 2 ндфл

Справка 2 ндфл — это официальный документ, составляемый работодателем и свидетельствующий о сумме полученного дохода его персонала. Кроме того, она содержит информацию о начисленном и уплаченном за работника налоге, о неудержанном налоге, а также о вычетах и их размерах.

По сути, справка является бумагой, по которой можно узнать доходы человека. Также в ней содержатся и другие немаловажные сведения.

Справка 2 ндфл заполняется отдельно на каждого члена штата организации

Она состоит из нескольких разделов:

Заголовок. В нем указывается: за какой год она составлена и в какую инспекцию представляется (пишется четырехзначный код инспекции, где первые две цифры — код региона, следующие две — код самого отделения). Также если это не первичный документ, а корректировка, указывается номер данного уточнения.
Основные сведения. В данном разделе отражается основная информация о сотруднике:

фамилия, имя, отчество;
ИНН;
серия и номер паспорта;
адрес регистрации (индекс, регион, город, улица, дом, квартира ит.д.).

Должность, занимаемая сотрудником, в таких справках не указывается.

Сведения о доходе по месяцам. Указывается не только оклад, но и премии, отпускные, материальная помощь и другие выплаты. Заработная плата указывается без вычета налога.
Вычеты. В данном разделе указываются все вычеты, предоставляемые сотруднику (стандартные, социальные, имущественные). При предоставлении последних двух указывается также документ — основание для данного вычета (номер и дата уведомления, выданного налоговым ведомством).
Расчеты. Указывается общая сумма дохода. Затем путем вычитания из нее суммы вычетов рассчитывается облагаемая сумма налога. Затем указывается, была ли данная сумма удержана (строка удержанный или неудержанный налог).
Итоговая часть. Ставится подпись и дата заполнения. На более ранних версиях шаблона до 2021 года в конце также ставился штамп, свидетельствующий о действительности и достоверности представленных сведений.

Образец заполнения справки 2 ндфл за 2021 год

Заполняется данный документ отделом бухгалтерии.

Для отчета в инспекцию используется электронная форма отчета, а для выдачи на руки сотрудника — печатная.

Важно! Поскольку с 2021 года действует новый шаблон, и, соответственно, новые правила оформления, то единственным доказательством ее подлинности и действительности является подпись ответственного лица. До 2021 года на данном документе также проставлялась печать.

Но в связи с тем, что некоторым юридическим фирмам (ООО и АО) разрешили заниматься деятельностью без собственной печати, то штамп ставится только на определенной документации. Также в приказе, утвержденном новую форму, ничего не говорится о штампе, а бланк не содержит место для печати (М.П.). Поэтому даже если у фирмы имеется печать, ставить ее не обязательно. Однако постановка оттиска не является ошибкой и не приводит к применению мер налоговой ответственности и наказания.

Работодатель представляет данный отчет по месту регистрации фирмы или месту регистрации ее отдельных подразделений.

Сотруднику выдается один экземпляр на руки, но по письменному заявлению может быть выдано более одного.

Как правило, такие эта форма может понадобиться:

для присвоения статуса малоимущего гражданина;
для начисления субсидий;
для предоставления иных льгот;
для получения займа (ипотеки, рассрочки, кредита);
для заполнения 3ндфл (чтобы получить вычет);
для представления в другие организации.

Таким образом, справка 2 ндфл, составляемая работодателем, является важным документом, как для самой организации, так и для ее сотрудников.

Оформление доверенности

***

Справка 2-НДФЛ — это документ, относящийся к отчетности, а значит, к его оформлению нужно подходить очень тщательно. Если при подписании или указании данных будет допущена ошибка, то проблемы возникнут не только при проверке справки налоговыми инспекторами, но и с сотрудниками, которым был выдан документ. Внимательность — главный помощник бухгалтера при подготовке таких справок.

Законодательные нормы

Справка 2-НДФЛ обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.

В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.

Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.

Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.

За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.