Памятка для подотчетного лица в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Памятка для подотчетного лица в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Зачем принимать положение
Положение является внутренним документом компании. Оно, как и положение об авансовых отчетах, определяет порядок расчетов с подотчетниками (т.е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях и получающие от работодателя деньги для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств и их расходование по назначению.
Кроме того, положение определяет порядок составления документов, сопровождающих передачу денег сотруднику. Правильное оформление этих документов необходимо для регулирования налогообложения предприятия. В частности, положение 03-03-06/1/75343 от 01.10.2019 гласит, что с помощью правильно оформленных оправдательных документов подтверждаются расходы организации, что необходимо для корректного исчисления налога на прибыль компании.
Документальное подтверждение расходов
К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.
Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.
4. Требования к подтверждающим расходы документам.
4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.
4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:
1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом):
— чек ККТ;
— товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);
— счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;
2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, — любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);
3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.№ 54-ФЗ):
— или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);
— или бланк строгой отчетности (БСО).
При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:
— при авиаперелете — распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;
— при проезде на поезде и ином транспорте — распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования — распечатка контрольного и посадочного купонов);
4) при покупках у оптового продавца:
— чек ККТ;
— товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);
— счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);
— корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2;
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:
— чек ККТ;
— счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);
6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):
— договор (см. Приложение № 6);
— расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);
7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) — чек, выданный терминалом;
8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.
Сроки и порядок представления авансовых отчетов
Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.
В Положении необходимо прописать, в какой срок отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что он должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.
Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:
- в розничной торговле — товарный чек;
- в оптовой — накладная и счет-фактура;
- при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс» Чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки потеряны или кассовые чеки выцвели, рекомендуем поступать следующим образом. Три варианта действий смотрите в К+.
Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н
- Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
Компенсация расходов работников в интересах организации
В соответствии с новыми правилами подотчета, компенсация расходов работников в интересах организации осуществляется по определенным правилам и с учетом различных факторов. Работникам можно выдавать суммы денег подотчетными или на их личные карты.
Если работникам необходимо расходовать определенные суммы денег в рамках своей деятельности, то они должны предоставить подотчетные документы о проведенных расходах. В отчете необходимо четко перечислить все потраченные суммы и предоставить подтверждающие документы в соответствии с установленными правилами.
Подотчетные суммы денег могут быть перечислены на банковскую карту работника или на его личную карту. В случае перечисления на банковскую карту, работник должен предоставить поручение о перечислении денег на указанный счет. При получении денег на личную карту, работник должен предоставить заявление о выплате компенсации.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, которые вступят в силу с 2023 года. Согласно этим правилам, суммы, которые работник может потратить по подотчетному документу, можно либо перечислить на его банковскую карту, либо выдать в наличии.
Выплаты денег подотчетными картами регулируются перечислением денег на платежном поручении. Таким образом, работник может получить подотчетные средства, перечисленные на его карту, и использовать их для личных расходов в интересах организации.
Если работник хочет получить деньги под отчет в наличии, он должен написать заявление о выдаче подотчетных средств и сдать его в бухгалтерию. После этого деньги могут быть выданы наличными в соответствии с утвержденной суммой.
В случае использования подотчетной карты работник должен быть внимателен, потому что средства, полученные на карту, могут быть блокированы до предоставления отчета о расходовании средств. Если работник не предоставит отчет в установленный срок, возможны проблемы с дальнейшей выдачей подотчетных денег.
Таким образом, новые правила обязывают работников более ответственно относиться к деньгам, полученным в рамках подотчета. В случае нарушения правил использования подотчетных средств, работник может быть обязан вернуть деньги или компенсировать их потерю.
Обязанности плательщиков по счетам
Платежные счета — важный аспект финансовой деятельности организации: в соответствии с новыми подзаконными актами, вступающими в силу в 2023 году, устанавливаются конкретные правила и требования к расчетам по счетам.
Обязанное лицо получает от организации деньги на выполнение служебных обязанностей, в том числе на командировочные расходы. При выдаче денег бухгалтеру необходимо заполнить специальную форму заявления с указанием цели и суммы аванса.
На расчеты с казначеями распространяются новые правила, предусматривающие строгий контроль за использованием выданных денег. Орган власти должен представить отчет о расходовании средств. В нем отражаются все расходы, понесенные в интересах организации.
Если лицо расходует выданную ему сумму на другие цели или в личных целях, оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена наличными или путем перечисления суммы на учетную карточку.
Заполнение отчета о расходовании денежных средств от подотчетного лица является обязательным. В отчете должны быть указаны все расходы по каждой категории. Это расходы на проезд, питание, проживание и другие расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей.
Расчеты с кредиторами могут осуществляться в различных формах, включая наличные или банковские переводы. При расчетах с кредиторами важно соблюдать правила и требования новых правил ведения бухгалтерского учета, чтобы избежать мошенничества и штрафных санкций.
Назначение авансового отчета
Авансовый отчет является важным инструментом регулирования расходов в части командировочных и учетных сумм. Его назначение — обеспечить прозрачность и контроль за использованием денежных средств, выданных сотрудникам организации на личные командировочные расходы.
Согласно новым правилам, сотрудники должны получать и заполнять авансовый отчет по командировочным расходам. Форма заполнения авансового отчета регламентируется должностным регламентом и командировочной декларацией.
Авансовый платеж позволяет сотрудникам использовать выданные деньги на личные нужды, связанные с командировками. Однако указанные расходы должны быть обоснованными и соответствовать правилам и условиям, принятым в данном учреждении.
Основное назначение авансового отчета — возмещение работнику расходов, представленных во время командировки. Сумма в авансовом отчете рассчитывается на основании сметы предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник получает меньше суммы, указанной в предварительном отчете, он должен вернуть организации неполученные деньги. В противном случае, если сотрудник потратил больше суммы, указанной в отчете, необходимо вернуть дополнительную сумму.
Цель отчетности по вкладам — ответственное расходование средств, которое может контролироваться и прозрачно отслеживаться учреждением. Как организация, так и работник заинтересованы в том, чтобы указанные расходы соответствовали нормам и не превышали установленных лимитов.
Какие требования предъявляются к кассовым чекам в новых правилах?
В новых правилах, кассовые чеки должны соответствовать определенным требованиям, чтобы быть приемлемыми для использования у подотчетника в 2024 году. Ниже приведены основные требования, предъявляемые к кассовым чекам:
- Чек должен содержать печать организации, продавшей товар или оказавшей услугу.
- Чек должен содержать информацию о дате и времени совершения покупки.
- Чек должен содержать информацию о наименовании и количестве приобретенного товара или описание оказанной услуги.
- Чек должен содержать информацию о стоимости каждого товара или услуги, а также об общей сумме покупки.
- Чек должен содержать уникальный номер, который позволяет однозначно идентифицировать транзакцию.
- Чек должен содержать информацию о налогах, включенных в стоимость товара или услуги.
- Чек должен быть читаемым и понятным для потребителя.
Соблюдая эти требования, кассовые чеки в новых правилах будут являться надежными и достоверными документами, подтверждающими совершенные финансовые операции.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Правила подотчета регулируют порядок компенсации расходов, понесенных работниками в интересах организации. Если сотруднику необходимо потратить личные деньги на хозяйственные нужды организации, он может запросить выплату авансового подотчетного бюджета. В случае согласия работодателя, на сумму авансового подотчета выдаются деньги лицами, ответственными за выдачу подотчетных сумм.
Получив авансовые средства, работник обязан эффективно и целево их потратить. В конце рабочего периода сотрудник представляет отчет о расходах, который подлежит проверке. Если все расходы были осуществлены в интересах организации и подтверждены соответствующими документами, работник подает заявление на компенсацию подотчетных расходов.
По новым правилам работник может предоставить отчет и документы о расходах в виде электронного файла, что значительно упрощает процедуру подачи заявления. Компенсация подотчетных сумм может осуществляться путем перечисления денег на личную карту сотрудника или через выдачу наличных хозяйственных расчетов.
Общий порядок учета расчетов с подотчетными лицами
По закону организация учета расчетов с подотчетными лицами подразумевает, что на выданные под отчет суммы счет расчетов с подотчётниками дебетуют в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
И наоборот, на израсходованные подотчетными лицами суммы корректируют кредит счета в корреспонденции:
- со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности;
- другими счетами в зависимости от характера понесённых расходов.
Иногда при бухучете расчетов с подотчетными лицами приходится отражать подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки. Это делают по кредиту счета расчетов с ними и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94 в:
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
- Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда сотрудника).
Таков кратко учет расчетов с подотчетными лицами.
Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту?
Данным стандартом определяются общие правила формирования консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Стандарт устанавливает правила раскрытия сведений о показателях бухгалтерской (финансовой) отчетности по сегментам в составе годовой консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности. Данный стандарт применяется для оценки деятельности группы госучреждений, объединенных по определенному признаку. Выбранные субъекты объединяются в сегменты. Например, автономные и бюджетные учреждения, получающие субсидии из федерального бюджета.
В соответствии с новым Стандартом Минфин вправе принимать решение о составлении отчетности с учетом инфляции. Данное решение как правило может приниматься, если фактический индекс роста потребительских цен существенно отличается от планового, используемого при формировании бюджета. Пересчету подлежат показатели:
-
Баланса;
-
Отчета о финансовых результатах;
-
Отчета о движении денежных средств.
По решению Минфина может быть пересчитана консолидированная отчетность ГРБС, администраторов и финорганов или индивидуальная отчетность субъектов, входящих в периметр консолидации.
Кроме вышеперечисленных стандартов, с 10.07.2021 вступил в действие приказ Минфина РФ от 15.04.2021 № 61н, который утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета и Методические указания по их формированию и применению.
С 1 января текущего года данный приказ применяется уполномоченными организациями в рамках, переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Правила предоставления авансового отчета
Для выдачи средств подотчетному лицу требуется распоряжение руководителя организации. Это распоряжение выдается после предоставления заявления сотрудником, который получает подотчетные средства или отправляется в командировку.
После осуществления всех расходов сотруднику необходимо отразить их в авансовом отчете, обязательно приложив к нему все подтверждающие документы, и далее передать всё это в бухгалтерию организации. Сроки предоставления рапорта различаются в зависимости от типа расходов.
Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, срок равняется трем дням и отсчитывается от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или в путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды организации, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении руководителя, которое прилагается к учетной политике.
Вся информация, касающаяся учетной политики организации, включая приложения к ней, должна быть доведены до сведения всех подотчетных лиц, а также сотрудников бухгалтерии.