Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если перевод сотрудника на новую работу является постоянным, то кадровая служба предприятия должна внести соответствующую запись в его трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ). Временные переводы сотрудников не следует отражать в трудовой книжке.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Шаг 1. Получение медицинского заключения

В качестве основания для перевода на другую должность работник предоставляет медицинское заключение, выданное в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с которым он признан нуждающимся в переводе на другую работу. В зависимости от заболевания перевод может быть временным на срок до четырех месяцев или постоянным, что должно указываться в медицинском заключении.

Заключение при этом может быть выдано как в результате обязательного медицинского обследования, так и в результате обращения работника за медпомощью по своей инициативе.

Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н «Об утверждении Порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений» медзаключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, и содержат комплексную оценку состояния здоровья гражданина. Такие заключения оформляются произвольно (за исключением некоторых случаев) с проставлением штампа медицинской организации или на ее бланке. Они:

• подписываются врачами-специалистами, участвующими в вынесении медзаключения, руководителем медицинской организации;

• подписываются членами и руководителем комиссии, если заключение выносится врачебной комиссией;

• заверяются личными печатями врачей-специалистов и печатью медицинской организации, в оттиске которой должно быть идентифицировано ее полное наименование.

Шаг 2. Предложение работнику перевода на другую должность

Выяснив, в каком переводе нуждается работник, временном или постоянном, определите, какие должности, не противопоказанные ему по состоянию его здоровья, имеются в организации, и предложите их работнику.

Предложение оформите письменно в двух экземплярах. Зарегистрируйте его в установленном порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам. Один экземпляр предложения вручите работнику под подпись. Кроме отметки о получении, на вашем экземпляре работник может отразить свое согласие или несогласие с переводом. С принятием решения о переводе работнику лучше не затягивать, поскольку он после получения медицинского заключения уже не может трудиться на своей должности.

Приведем образец предложения.

Муниципальное бюджетное учреждение здравоохранения «Поликлиника № 1» (МБУЗ «Поликлиника № 1») Предложение исх. № 14-03 от 23.11.2019 Рентгенлаборанту Спириной О. С. Нюансы заполнения трудовой книжки Запись в трудовой в порядке перевода фиксируется в документе трудоустроенного лица работником отдела кадров или руководителем. На начальном этапе, перед тем, как проставить запись, нужно удостовериться в наличии изданного приказа. Далее открывается личное дело трудоустроенного и извлекается трудовой документ. На следующем шаге можно начинать делать записи о переводе. Вынесенный приказ – основание для совершения изменений в трудовой. Приказ о том, что сотрудник будет переведен, выносится заранее (за 2-3 дня). Документ набирает юридическую силу после того, как руководящее лицо проставляет подпись и печать. Каждый работник должен беспрепятственно ознакомиться с приказом. Сама процедура изменения информации в трудовой книжке имеет нюансы. Работнику не обязательно присутствовать в момент, когда будет вноситься о переводе на другую должность запись в трудовой. Как оформить постоянный перевод работника из одного филиала в другой При расположении филиалов в разных местах, при сохранении должности работника порядок перевода на другую работу будет таковым. Переводом является смена структурного подразделения, даже если оно находится за пределами административно-территориальной границы соответствующего населенного пункта. Правила остаются прежними: получено письменное согласие работника; дать письменное уведомление; издать приказ; заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Нюансы заполнения трудовой книжки Запись в трудовой в порядке перевода фиксируется в документе трудоустроенного лица работником отдела кадров или руководителем. На начальном этапе, перед тем, как проставить запись, нужно удостовериться в наличии изданного приказа. Далее открывается личное дело трудоустроенного и извлекается трудовой документ. На следующем шаге можно начинать делать записи о переводе. Вынесенный приказ – основание для совершения изменений в трудовой. Приказ о том, что сотрудник будет переведен, выносится заранее (за 2-3 дня). Документ набирает юридическую силу после того, как руководящее лицо проставляет подпись и печать. Каждый работник должен беспрепятственно ознакомиться с приказом. Сама процедура изменения информации в трудовой книжке имеет нюансы. Работнику не обязательно присутствовать в момент, когда будет вноситься о переводе на другую должность запись в трудовой. Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила: Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными. Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку. Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа. Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен. Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку. Запись делается следующим образом: Находится последняя запись и отступается строчка. Проставляется следующий за предыдущей номер изменения. Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки. Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется. Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем. Внесение записи о переводе с одной должности на другую в трудовую книжку — Оперсонале Термин «перевод» используется в тематике трудовых правоотношений в различных понятиях. К примеру, переводом можно назвать: перевод по окончании испытательного срока на общепринятые условия работы у работодателя; перевод внешнего совместителя в работники по основному месту работы; перевод к другому работодателю или от другого работодателя; перевод в другую местность вместе с работодателем; временный перевод на другую работу; перевод в обособленное подразделение; перевод по состоянию здоровья. Очевидно, что подобный перечень является достаточно обширным. Однако далеко не каждый случай перевода (даже когда это понятие используется непосредственно в ТК РФ по отношению к конкретной ситуации) является основанием для включения информации о нем в трудовую книжку. Например, на основании пункта 4 Правил временный перевод на другую работу в трудовой книжке не отражается. Такой перевод возможен с целью замещения временного отсутствующего работника (к примеру по причине отпуска, болезни и т.п.). Следовательно, должность, на которую работник временно переводится, вакантной не является. При этом, если временный перевод стал постоянным, запись в трудовой книжке об этом событии отражается. Датой перевода в этом случае будет считаться дата, с которой работник приступил к временному исполнению должностных обязанностей, которые впоследствии стали для него основными. Как следует из пункта 4 Правил, в трудовой книжке отражаются только те случаи, когда работник переводится на другую постоянную работу. Расшифровка понятия «перевод» Ситуация должностного перемещения сотрудников внутри одной организации или из одного учреждения в другое не является редкостью. Согласно статье 71 Трудового Кодекса, переводом считаются следующие условия: повышение или понижение в должности; изменение подразделения, работа в филиалах; смена города или страны, где будет проходить дальнейшая деятельность; смена работодателя, если об этом попросил действующий. Обозначенные изменения являются переводом, поэтому их надлежащим образом фиксируют. Запись о переводе в трудовую книжку регулируется следующими положениями: Правилами, утвержденными правительственным Положением России № 225; Инструкцией, утвержденной постановлением Министерства социального развития № 69. Запись является недействительной, если генеральный директор допустил ошибки при ее составлении. Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила: Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными. Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку. Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа. Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен. Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку. Заполнение трудовой книжки при переводе на другую работу При переводе на другую работу в трудовой договор вносятся изменения определенных условий труда, которые должны быть согласованы между работодателем и подчиненным. Данное соглашение является дополнением к основному трудовому договору. Кроме этого, нужно сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность (в 2014 году записи делаются так же, как и ранее). Признаками того, что работник должен быть переведен на другую должность, становятся следующие факторы: изменения в трудовых функциях сотрудника (смена специальности); внешний перевод к другому работодателю с прекращением действительности текущего трудового договора; существенные изменения в настоящих условиях труда. Процедура оформления перемещения Сначала подчинённому полагается написать заявление с указанием новой должности и причин перемещения, также важно указание даты и подписей. К трудовому договору принято оформлять дополнительное соглашение. Оно составляется в двух образцах и закрепляется подписями сторон. Перевод проводится на основании изданного приказа, который придаёт законную силу всему процессу. Если работник перемещается в другое территориальное отделение, кадровик обязан направить всю необходимую документацию (бумаги по личному делу). Сотруднику отдела кадров или бухгалтеру требуется найти трудовую книжку и личную карточку. В персональном документе наёмного лица ищем страничку, на которой вносились последние данные о работе. Отступается одна строка и начинается новая запись с нумерации по порядку (арабской цифрой). В следующем столбике указывается дата перевода. Важно правильное внесение информации – например, 23.10.2012. Стоит знать, что указание несоответствующей даты грозит денежной санкцией. Далее пишется название предприятия, но в нашем случае речь идёт о внутреннем перемещении. Обычно указывается, что переведён на должность в записи в трудовой книжке, а иногда записывается причина перемещения. Повод для перевода необязательно помечать, но некоторые сотрудники всё равно указывают данную информацию. В последней колонке обозначаются сведения о приказе: его номер и дата. В завершении процедуры ставится печать организации и подпись директора. При заполнении документов разрешается пользоваться ручкой с чёрными или синими чернилами. Правила оформления перевода в трудовой книжке Перевод имеет ряд особенностей и все они с связаны с оформлением подобной записи в трудовой книжке. Давайте для начала разберемся в категориях перевода. Перевод может быть: временным — временный перевод подразумевает под собой смену места осуществления своей трудовой функции, но на весьма короткий промежуток времени. Что же касается временного перевода и его оформления в трудовой книге, то он имеет ряд особенностей, которые мы рассмотрим в отдельных пунктах. перевод может быть внутренним. Такой перевод подразумевает собой перемещение работника с одного места осуществления трудовой функции в другое, не меняя организации в целом. также перевод может быть внешним и, как вы догадались, он представляет собой перевод из одного подразделения в другое, например, из филиала в филиал. также перевод может быть связан увольнением. Например, перевод предусматривает своеобразный перевод работника в абсолютно другую организацию, который влечет за собой запись в трудовой книжке об увольнении из прежней организации и устройство на новом месте в порядке перевода. Все записи имеют свое четкое обоснование и принятый вид, который указан в инструкции для сотрудников отдела кадров организации. Но многие кадровики не имеют понятия, где искать подобные примеры и следственно совершают ошибки. Наша задача предотвратить их, расписав правильность внесения записей в трудовую книжку о переводе. Как поступить при отказе нового работодателя в трудоустройстве? На практике встречаются случаи, когда руководитель компании, пригласивший гражданина на работу, по разным основаниям отказывается заключать с ним трудовой договор. При таких условиях работнику придется составлять заявление в трудовую инспекцию и суд. К жалобе следует прикладывать ранее полученное от компании приглашение на работу. Если судом будет принято положительное решение для истца, то он обяжет руководителя предприятия составить с гражданином трудовой договор. Он будет считаться заключенным с того дня, который следует за днем увольнения с прошлого места трудоустройства. Дополнительно нерадивый работодатель будет привлечен к административной ответственности на основании ч. 3 ст. 5.27 КоАП, поэтому должностное лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб., а с самой компании взимается штраф в размере от 50 до 100 тыс. руб. О переводе на другую должность Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф. Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись. В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш. В чем заключается его верное оформление: начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается); титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая; данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.); на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации; сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства. Похожие записи: Виды административных взысканий за санитарные правонарушения ИНН: как восстановить или получить впервые Выкуп земельного участка из постоянного бессрочного пользования в 2024 году