Как правильно запросить информацию по электронной почте
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно запросить информацию по электронной почте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Запрос контактных данных является распространенной причиной отправки запроса по электронной почте. В этом примере мы объясняем, зачем нам нужны контактные данные и что мы будем с ними делать, когда получим их. Оно короткое, вежливое и профессиональное – как и все лучшие электронные письма с запросами.
Контактные данные запросить электронную почту
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Пишу, чтобы запросить ваши контактные данные. Нам нужны ваши контактные данные, чтобы включить вас в наш список рассылки, а также сообщать о любых важных обновлениях или объявлениях. Будьте уверены, что ваши контактные данные останутся конфиденциальными и будут использоваться только для указанных целей.
Пожалуйста, предоставьте нам свои контактные данные, ответив на это письмо или заполнив прилагаемую контактную форму. Мы будем очень признательны за ваш быстрый ответ.
Спасибо за внимание.
Электронная почта для запроса присутствия на мероприятии
Если вы участвуете в организации мероприятия, подойдет этот запрос на участие по электронной почте. В этом образце электронного письма-запроса мы рассказываем об основах мероприятия и приводим причины, по которым человеку следует на нем присутствовать.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы попросить вас присутствовать на нашем предстоящем мероприятии. Это важное собрание отраслевых экспертов, на котором мы будем обсуждать последние тенденции и разработки в нашей области.
Ваше присутствие будет во многом способствовать успеху мероприятия, поскольку мы ценим ваш опыт и идеи. Будут возможности для налаживания связей и сотрудничества с другими участниками, что может привести к плодотворному партнерству и возможностям для бизнеса.
Пожалуйста, подтвердите свое присутствие и сообщите нам, сможете ли вы присоединиться к нам. Мы с нетерпением ждем вашего участия и ценим вашу поддержку.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Как правильно составить письмо-запрос
Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.
Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты. В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.
Любой запрос на предоставление той или иной информации должен быть оформлен в письменной форме. В каждой структуре есть свои требования к виду запроса. Где-то это определенный бланк, а где-то достаточно произвольного письменного заявления от запрашивающего лица.
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
- о предприятии: почтовый и электронный адреса, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
- о гражданине: прописка, адрес проживания, номер телефона, электронный адрес.
- оформляйте на бланке организации;
- используйте деловой язык и стиль;
- в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
- укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
- используйте существующие образцы деловой переписки.
Как правильно написать?
Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.
Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:
- В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.
Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.
- В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».
Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.
Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)
Заполнение данных полей влияет на дальнейшие действия участников электронной переписки.
«Кому» («То») – в это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответа. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.
«Копия» («Сс») – в это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «для сведения». Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку фразой: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс») – это поле в некоторых компаниях запрещено использовать, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем». Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Адресат, указанный в «Скрытой копии» («Всс»), ни под каким предлогом вмешиваться в переписку не имеет права.
Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело
Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.
Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.
Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.
Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).
Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).
В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.
Как правильно написать?
Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.
Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:
- В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.
- В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.
Вопросы по написанию письма: этапы и рекомендации
1 Определите цель и тему письма.
Прежде чем писать письмо с вопросом, важно понять, чего именно вы хотите добиться. Укажите конкретную цель письма — будь то запрос информации, просьба о деталях, пожелания и т.д. Укажите также тему электронного сообщения, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь.
2. Создайте набросок своего письма.
Прежде чем приступить к написанию письма с вопросами, целесообразно создать границу, в которой будут обозначены основные моменты, которые вы хотите обсудить, и вопросы, которые вы хотите задать. Это поможет вам выстроить свои идеи и сделает ваше письмо более упорядоченным.
3. введение.
Вступление к письму-запросу должно быть кратким и информативным. Сообщите, кто вы и с какой целью пишете это письмо. Если Вы уже обращались к адресату в прошлом, напомните ему об этом факте.
Объясняем, как правильно составить письмо-запрос
Первым делом обратим внимание на реквизиты. Если письмо составляется на чистом листе бумаги формата А4, придётся прописывать их вручную. Указываем ИНН, ОГРН, юридический адрес, наименование организации со ссылкой на его организационно-правовую форму, способы обратной связи.
В шапке обозначаем, кто является отправителем и получателем. В дательном падеже оставляем сведения об адресате: ФИО руководителя, его должность на предприятии, название фирмы. Затем уже в родительном падеже указываем те же данные, но уже об отправителе.
Далее по тексту берёт своё начало основной блок, в котором и оставляется запрос на получение информации. Отмечаем, что стало причиной обращения и указываем конкретный перечень данных, который необходимо заполучить. Часто письмо-запрос является ответной реакцией на получение рекламной рассылки от сторонней компании.
Не лишним будет обозначить желаемый способ получения ответа. Если этот момент упустить, ответное письмо будет получено тем же способом.
Общие правила составления
Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:
- Первым делом, нужно с точностью и без сокращений прописать наименование органа власти, суда или местного самоуправления, в который посылается запрос. В идеале нужно указать имя, фамилию и отчества руководителя или должностного лица, которое получит данный документ.
- Далее, нужно указать не менее точные сведения о себе. Дело в том, что анонимные запросы в России не принимаются никогда. Точные данные о себе, которые должен написать человек составляющий запрос, чётко прописаны в законодательстве.
- Бумага должна быть написана на государственном языке той страны, в орган которой направляется запрос. Примечательно то, что документ может быть написан на языке республики РФ, в которой находится организация, куда направляется запрос.
- При написании основной части документа следует использовать чёткую и лаконичную речь с элементами переписки делового типа. Не следует тратить слова на обоснования крайней важности получения запрашиваемых сведений.
- Ещё при составлении необходимо ссылаться на определённые законы РФ, которые гарантирую получение нужных сведений.
Как пишется:
- Запрос на предоставление информации. В такой ситуации не нужно требовать данные без объяснений причин или в форме ультиматума. Самым правильным решением будет начать документ с краткого обращения и объяснения причин.
О том, как составить запрос на предоставление информации в банк, рассказано в этой статье, а здесь вы узнаете о тонкостях запроса информации в налоговую.
Данный документ может быть отправлен в абсолютно любую организацию, государственный, судебный орган или объединение общественного типа. Отправить подобное письмо можно разнообразными способами.
Дело в том, что данная бумага является частью деловой переписки между человеком и организацией. Таким образом, её можно самостоятельно передать адресату лично в руки. При этом нужно проследить, чтобы документ прошёл соответствующую регистрацию как входящая бумага.
На ней должна появиться определённая отметка. Если все эти условия выполнены, то можно не бояться, что письмо где – нибудь затеряется. При таких обстоятельствах оно точно дойдёт до человека, которому адресовано.
Ещё можно отправить его заказным письмом. В этом случае адресату будет выслано уведомление о вручении, а отправитель получит подтверждение того, что его запрос получен и принят к рассмотрению.
Справка! Если нет желания связываться с российской почтой, то вполне можно осуществить отправку через интернет.
Данный способ является самым надежным, так как электронные письма принимаются круглосуточно и вероятность того, что такой запрос пропадёт в неизвестности, практически равна нулю.
Подготовка и отправка письма-запроса
Если вам необходимо получить определенную информацию от граждан, организаций или учреждений, вы можете направить письмо-запрос, в котором указать все необходимые детали и требования.
Перед тем как отправить письмо-запрос, важно внимательно прочитать документацию и описание к закону, который используется для получения информации. Например, для запроса банковских счетов физических лиц можно использовать статью 115-ФЗ.
При составлении письма-запроса укажите краткое пояснительное описание ситуации и причину запроса информации. Укажите, какую информацию и в каком виде вы ожидаете получить. Если нужна какая-то специфическая или документально подтвержденная информация, укажите это явно.
В письме-запросе можно использовать таблицы, списки и перечислить все документы или материалы, которые нужны для рассмотрения вашего запроса. Например, при запросе выписки из банка укажите, какую именно выписку вы хотите получить и за какой период времени.
Кроме того, если ваш запрос требует снятия акта или сверки по каким-либо данным, обозначьте это. Укажите, какие именно данные вам необходимо проверить или сопоставить.
Подготовленное письмо-запрос оформите в соответствии с требованиями и отправьте его по указанному адресу или электронной почте. Обратите внимание, что некоторые организации или контрагенты могут требовать подтверждающие документы или образцы при отправке запроса.
После отправки письма-запроса ожидайте ответа. Сроки ответа могут различаться в зависимости от случаев и требований. Если вам необходима информация срочно, укажите это в своем запросе и уточните, в течение какого времени вы ожидаете ответ.
В случае отсутствия ответа или неудовлетворительного ответа вы можете повторно направить запрос, указав дополнительные пояснения или причину повторной отправки.