Выдавать ли трудовую книжку по доверенности?

Гражданское право 14 февраля, 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдавать ли трудовую книжку по доверенности?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Положения законодательства

2. Порядок оформления доверенности на выдачу трудовой книжки

3. Когда необходимо выдать при увольнении?

4. Можно ли отдать трудовую книжку родственнику работника

5. Как корректно составить доверенность на получение трудовой книжки

6. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

7. Обязанность выдать трудовую увольняемому работнику

8. Порядок внесения записей

9. Как быть если трудовую книжку не отдают

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Поскольку специализированным трудовым законодательством эта ситуация не описывается, обратиться следует к ГК РФ. Так, статьей 185 устанавливаются основные правила оформления доверенности, предоставляющей право одному лицу действовать в интересах и от имени другого.

Известно, что существует особая форма рассматриваемого документа – нотариальная. Согласно статье 185.1 ГК РФ такой вид надлежит использовать только при сделках (заключении договоров, совершении иных гражданских актов), в соответствии с законом требующих нотариальной формы, государственной регистрации каких-либо прав или распоряжении такими правами. Следовательно, для получения трудовой книжки специального удостоверения документа не потребуется.

Совет! При составлении доверенности следует внимательно ознакомиться со статьями 186-189 ГК РФ, говорящих о сроках действия договора, так называемом «передоверии», основаниях и последствиях прекращения.

Положения законодательства

Трудовая выдается бывшим нанимателем работнику обязательно. Об этом сказано в ст. 84.1 ТК РФ. Правила ведения и хранения трудовых книжек — ими руководствуются все работодатели — введены в работу Пост. Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Пункт 10 этих Правил утверждает, что в день расторжения договора надо внести в документ всю нужную информацию.

В Пункте 12 указано, что увольняемый должен удостоверить все записи книжки, расписавшись в личной карточке. Кроме того, Пункт 41 Правил гласит об обязательности проставления подписи увольняемого гражданина в журнале учета трудовых книжек.

Таким образом, считается, что экс-работник должен лично прийти за своей трудовой книжкой. Кроме того, прямого указания на то, что можно вернуть трудовую книжку по доверенности, нигде не зафиксировано. Как и то, что ее получить таким образом нельзя.

Нормы составления доверенности зафиксированы в ст. 185-189 ГК РФ. В соответствии со ст. 185.1. ГК РФ увольняемый может удостоверить документ у нотариуса или работодателя (если он юридическое лицо).

Порядок оформления доверенности на выдачу трудовой книжки

Надлежащее оформление доверенности на выдачу трудовой книжки предполагает, что она заверена нотариально.За услуги нотариуса в этом случае нужно будет заплатить. Как правило, заверение доверенности обходится лицу не более чем в 1000 рублей.

Доверенность на получение трудовой должна содержать следующую информацию:

сведения о доверенном лице (ФИО, паспортные данные, адрес местожительства, а также иные сведения, удостоверяющие личность доверенного лица);
сведения о лице, поручающем доверенному гражданину получение трудовой книжки;
дата и срок действия доверенности (если в доверенности не указана дата совершения, то она является недействительной).

Доверенность имеет законодательную закрепленную форму и должна соответствовать некоторым перечисленном ниже требованиям.

Обязательное заверение нотариусом;
Должны быть указаны персональные данные сторон;
Она должна быть написана официальным языком;
Обязательно должна содержать информацию о том, на что распространяется доверенность;
На ней должна быть указана подпись доверителя и дата заверение ;
Указан срок действия, а если его нет, то он поставит 12 месяцев.

При составлении доверенности необходимо указать следующие персональные данные:

ФИО, дата рождения место регистрации и другие паспортные данные заявителя;
Аналогичные паспортные данные представителя;
Возможно указание номера трудовой книжки.

Когда необходимо выдать при увольнении?

Руководитель либо кадровик обязаны передать трудовую в день прекращения отношений (пункт 36 Правил ведения и хранения трудовых).

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

При невозможности выполнить эти действия по причинам описанным нами выше наниматель самостоятельно уведомляет уволенного письменно о том, что надо самостоятельно прийти за трудовой или дать письменное разрешение на отправление документа почтой.

Наниматель может руководствоваться переданной доверенностью.

Например, работник Силаев А.Е. работал в ООО «Ветер» в должности системного администратора. Уволившись по соглашению сторон, сразу же уехал на постоянное место жительство в другую страну. Переезд был поспешным, в связи, с чем он не успел своевременно забрать свои документы. Это может сделать за него доверенное лицо.

Уже после расторжения отношений между нанимателем и уволенным действуют нормы гражданского права.

Можно ли отдать трудовую книжку родственнику работника

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
записи формулируются в установленной законом форме;
последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Предлагаем ознакомиться: Претензионная жалоба в банк

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

Порядковый номер записи.
Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
Реквизиты приказа без сокращений.
Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Оказывается что может. Законодатель предусматривает такую возможность в Трудовом кодексе. Правда, взамен, граждане представляющие интересы работника должны предоставить соответствующий документ, который бы подтверждал их полномочия. И этим документом выступает доверенность. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок.

ДОВЕРЕННОСТЬ на получение трудовой книжки

г. Екатеринбург

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

УПОЛНОМАЧИВАЮ

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Как корректно составить доверенность на получение трудовой книжки

Российский Трудовой кодекс допускает наделение определенными полномочиями представителя работника, однако не предусматривает конкретного стандарта составления доверительного документа. Текст и форма доверенности должны соответствовать нормативным требованиям российского Трудового Кодекса. Бланк данного документа можно оформить в нотариальной конторе либо составить самостоятельно в электронном или рукописном виде. Оригинал (или заверенная копия) представленного документа остается у работодателя. Это исключит риск последующего предъявления работником претензий касаемо срока предоставления ТК.

Согласно 4 статье российского 185 ГК (пункт 2) доверенность заверяется нотариусом или отделом кадров организации, где работает доверитель. Трудовая книжка выдается кадровым работником поверенному гражданину после предоставления паспорта и непосредственно самого доверительного документа.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Порядковый номер записи.
Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
Реквизиты приказа без сокращений.
Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Обязанность выдать трудовую увольняемому работнику

Алгоритм восстановления трудовой книжки, если она была утрачена по вине работника, следующий:

Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг.

К заявлению необходимо приложить следующую документацию:

приказы о зачислении в штат или об увольнении,
старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
копии ведомостей о начислении зарплаты,
выписку со счета системы пенсионного страхования.

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.

Следует написать работодателю, который потерял книжку, заявление о выдаче дубликата, то есть попросить предоставить вам вторую трудовую книжку, по которому руководство обязано выдать её в течение 15 суток. Также можно письменно попросить выдать новую книжку (без всех старых записей). Заявление рекомендуется направлять ценным письмом с описанием вложения, это в будущем послужит доказательством, что вы просили оформить дубликат.
Нужно подготовить документацию, которая подтвердит стаж до начала работы на месте, где должны оформить дубликат, то есть новенькую книжку. Это может быть трудовые договоры, приказы о назначении на должность, иные трудовые, решение суда, справки от предыдущих работодателей. Все эти документы будет собирать именно работодатель, утерявший книжку. Для этого он может посылать запросы с просьбой дать ему соответствующие документы. Записи о местах и времени работы на них можно восстановить даже в том случае, если организации, где работал сотрудник, уже не существуют. Для этого следует обратиться в городской архив.
Если работодатель отказывается выдавать дубликат, следует обращаться в суд, Роскомнадзор, ГИТ и Архивную службу.
Дальнейшая инструкция для работника и работодателя (последнему могут не дать информацию) могут обратиться в Пенсионный фонд, где с 2000 года есть вся информация о местах и времени работы на них каждого гражданина.
Дубликат, то есть вторую по счёту книжку, заполняют таким образом: в разделе «сведения о работе» в графе 3 – общий стаж, в графах 2 и 3 — дата приёма на работу, название предприятия, должность (в номере 3), увольнение – дата (2), причина (3). Записывать следует только достоверные сведения. Графа 4 существует для номера и даты документа.
Дубликат отдают сотруднику под расписку.

У работодателя такого права нет и быть не может. Он не только не имеет права задержать документ, он обязан проявить активность и инициативу, если работник халатно отнёсся к получению собственной книжки.

В последний рабочий день увольняющегося лица, уполномоченный сотрудник, обязан созвониться с ним или связаться иным образом и напомнить о необходимости забрать ТК.

Если работник не присутствует на рабочем месте в последний день, работодатель обязан письменно, заказным письмом уведомить его о необходимости забрать свою книжку.

Документы об отправленном уведомлении должны храниться в личном деле бывшего сотрудника. ТК должна быть возвращена даже при условии, что работник находится за пределами населённого пункта и не может лично получить свою книжку.

Порядок внесения записей

Наличие трудовой книжки при заключении контракта по основному месту работы обязательно (ст.65 ТК РФ). Поэтому в течение первых 3 дней после трудоустройства работник обязан сдать ее в отдел кадров компании либо уполномоченному лицу, назначенному быть ответственным за ведение и хранение трудовых книжек отдельным приказом.

Это тоже важно знать:
Увольнение за прогул

В течение рабочего периода в трудовые книжки персонала вносятся записи о поощрениях и взысканиях в соответствии с нормами ст.66 ТК РФ. При прекращении трудового договора в документе делается итоговая запись о расторжении контракта с работником. Соответственно, в последний рабочий день кадровики обязаны выдать на руки сотруднику трудовую книжку. После ее получения уволенному следует убедиться в корректности ее заполнения, а именно:

Все внесенные записи должны быть заверены подписью руководителя компании либо замещающего его лица.
Каждая запись сопровождается оттиском печати отдела кадров либо общей печати организации.
Записи формулируются в соответствии с нормами законодательства.
Самой последней стоит запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
В трудовых книжках, ведущихся на двух языках (русском и национальном, преобладающем в регионе) печатями заверяется каждая запись.

Неправильные формулировки в трудовой книжке чреваты претензиями персонала к компании. Если уволенный сотрудник обратится в суд с жалобой на работодателя, последнему придется исправить некорректные записи, а также возместить моральный и материальный ущерб обиженному работнику.

Как быть если трудовую книжку не отдают

В первую очередь, необходимо попытаться урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке. Можно написать повторное заявление на имя руководителя компании, где следует указать, что подобные действия нарушают права работника и призвать к соблюдению соответствующих норм ТК РФ. Документ отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если наниматель уклоняется от выдачи трудовой книжки, придется обращаться в надзорные органы. Перечислим их:

Трудовая инспекция – подать жалобу можно лично, на официальном портале в онлайн-режиме, по почте заказным письмом. Заявление будет рассмотрено в течение 1 месяца. Если факты, изложенные в заявлении, подтвердятся, на организацию, допустившую нарушение, будет наложен штраф. Помимо этого, трудовая инспекция выдаст предписание немедленно возвратить трудовую книжку работнику, а также выплатить ему компенсацию в размере среднего заработка за весь вынужденный период безработицы.
Прокуратура – в заявлении следует указать на грубое нарушение норм трудового законодательства, попросить о проведении проверки деятельности компании на предмет соблюдения норм ТК РФ и взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.
Районный или городской суд – иск следует подавать в том случае, если обращение в предыдущие две инстанции не привело к желаемому результату. К заявлению, в котором подробно описываются все обстоятельства дела, следует приложить копии обращений в трудовую инспекцию и прокуратуру, письма, отправленного работодателю, корешок почтового уведомления, доказывающий, что заявитель предпринимал попытки вернуть трудовую книжку самостоятельно.