С 1 января 2023 г. изменится порядок исчисления среднего заработка

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 1 января 2023 г. изменится порядок исчисления среднего заработка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Размер суточных при командировках в РБ

С 23.03.2019 года увеличилась норма суточных в пределах Республики Беларусь и составляет 9,00 руб.

Суточные расходы выплачиваются в размере 100%, независимо от места пребывания и длительности командировки. В размер суточных также включается время в пути, независимо от предоставления питания.

Два примера:

1. Работник направлен в г. Дзержинск на один день 25.03.2019 г. В этот день он возвращается домой. Суточные к возмещению составляют 100% от нормы: 1 день х 9,00 руб. = 9,00 руб.

2. Сотрудник направлен в командировку в г. Рига (Латвия) на период с 25 по 28 марта 2019 г. В пути находился два дня: 24 и 29 марта. Размер суточных составит: 6 дней (24.03, 25.03, 26.03, 27.03, 28.03, 29.03) х 50 EUR (норма суточных по Приложению 2) = 300 EUR.

Не возмещаются затраты по найму жилья и суточные за те дни, в которые работник находится в месте командировки до ее начала или по окончании в личных целях (выходные, государственные праздники и т. д.). Оплачивается только проезд.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

Что изменилось для водителей-международников

Некоторые изменения касаются возмещения расходов при направлении в командировку водителей, которые осуществляют международные автомобильные перевозки. Правила, по которым эти специалисты отправляются в рабочие поездки, прописали в отдельной главе. Здесь указана сумма компенсации расходов на проживание и суточных без предоставления подтверждающих документов:

• за время нахождения в пределах Беларуси — не более пятикратного размера, но не менее однократного размера суточных (то есть от 9 до 45 рублей);
• за время нахождения за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

Как рассчитать суточные для загранкомандировок в страны СНГ

Со странами СНГ у России заключены межправительственные соглашения о безвизовом режиме, при котором в загранпаспорт не вносится отметка о пересечении границы. Для правильного расчета суточных дата пересечения границы определяется по проездным билетам.

При расчете необходимо определить количество дней командировки всего, и сколько из них проведено на территории России, а сколько – за границей. Суточные по поездкам в СНГ считают по-особому (п.19 Положения № 749):

• даты определяются по проездным документам;

• день пересечения границы иностранного государства при въезде считается за день пребывания за рубежом;

• день пересечения границы при выезде из чужой страны считается за день командировки в России.

О расчетах по служебной командировке

Сотруднику компенсируются все расходы на проезд любым видом транспорта, кроме такси, на основании подтверждающих документов.

Если документы на проезд у работника отсутствуют, то затраты на проезд компенсируются в размере 0,1 БВ в каждую сторону. Эта норма не относится к водителям-международникам.

Если при командировке за границу работник вынужден добираться к месту пребывания несколькими транспортными средствами, то при наличии подтверждающих документов ему также возмещаются расходы на трансфер и такси.

Новыми правилами определено, что сотрудник может пользоваться такси или арендным автомобилем, если находится за пределами Республики Беларусь. Такие расходы возмещаются только по согласованию с нанимателем.

С 23.03.2019 года увеличилась норма суточных в пределах Республики Беларусь и составляет 9,00 руб.

Суточные расходы выплачиваются в размере 100%, независимо от места пребывания и длительности командировки. В размер суточных также включается время в пути, независимо от предоставления питания.

Два примера:

1. Работник направлен в г. Дзержинск на один день 25.03.2019 г. В этот день он возвращается домой. Суточные к возмещению составляют 100% от нормы: 1 день х 9,00 руб. = 9,00 руб.

2. Сотрудник направлен в командировку в г. Рига (Латвия) на период с 25 по 28 марта 2019 г. В пути находился два дня: 24 и 29 марта. Размер суточных составит: 6 дней (24.03, 25.03, 26.03, 27.03, 28.03, 29.03) х 50 EUR (норма суточных по Приложению 2) = 300 EUR.

Не возмещаются затраты по найму жилья и суточные за те дни, в которые работник находится в месте командировки до ее начала или по окончании в личных целях (выходные, государственные праздники и т. д.). Оплачивается только проезд.

Изменения коснулись и порядка выплаты командировочных для водителей, выполняющих международные рейсы.

Затраты по найму жилья и суточные за каждые сутки водителям выплачиваются в виде общей выплаты в следующих пределах:

• Республики Беларусь — не более 5-тикратного размера, но не менее однократного размера суточных. Т.е. максимальный размер 5 х 9,00 руб. = 45,00 руб., минимальный размер — 9,00 руб.
• При нахождении за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

Таким образом, нанимателю разрешено самостоятельно определять размер общей выплаты при расчетах с водителем-международником в пределах установленных норм.

Если расходы по найму жилого помещения (при наличии подтверждающих документов) превышают сумму общей выплаты, то наниматель обязан возместить их, но не более чем установленные пределы для страны пребывания по Приложению 2.

Относительно прошлого года, то здесь особенно никаких изменений не планируется. Если говорить про лимит, то он признан для того, чтоб удобнее было рассчитывать все нормы налогообложения. Законодательство России не предусматривает лимита для максимума выдачи командировочных (есть только тот предел, который облагается налогом).

Организации могут самостоятельно утверждать любые суммы, которые они могут платить своим сотрудникам.

В целом, установленный лимит все-таки существует в том случае если речь идет о бюджетных организациях. Максимум – 100 рублей в день, если речь идет о том, что командировка будет по России. И больше нужно будет заплатить если размер командировочных в том случае если планируется поездка за границу. Нормы устарели уже довольно давно и требуют пересмотра, но пока это просто домыслы.

Отдельно нужно сказать, что руководители бюджетных организаций имеют право доплачивать за суточные расходы из тех средств, которые выделяются на оформление платных услуг.

Никакие лимиты для частного бизнеса не предусмотрены. Частные организации самостоятельно могут устанавливать предельный лимит по командировочным расходам. Сумма может быть практически любой – от 500 рублей в день до 3000 рублей в сутки и больше. Окончательная норма суточных командировочных расходов принимается исключительно руководителем организации и никем больше. Лучше всего довольствоваться некоторыми принципами:

• принимать во внимание объем служебных поездок;
• учитывать финансовое положение фирмы;
• считать страховые взносы, которые станут дополнительными расходами для каждого руководителя (речь идет про налогооблагаемые лимиты, которые предусмотрены по налоговому законодательству).

Окончательные значения фиксируются локальными правовыми актами в организации.

Проезд, жильё, суточные. Как оплачивается командировка в Беларуси

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

Расчет:

1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

• ФИО работника, его табельный номер;
• реквизиты приказа об отправке в командировку;
• период командировки;
• законодательная норма суточных;
• фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

1. Суточные для командированных сотрудников исчисляются с учетом предельных норм, установленных НК РФ, 700 и 2500 рублей в сутки соответственно для внутренних и зарубежных поездок.
2. В ЛНА коммерческой фирмы могут прописываться любые суточные, но сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ и взносами, кроме взносов «на травматизм».
3. По налогу на прибыль и при системе НО «доходы минус расходы» суточные берутся полностью в налоговую базу.
4. Командированный на один день, без выезда за рубеж, может не получить суточные, если иное не прописано в ЛНА. Облагать ли такую выплату НДФЛ, вопрос спорный – налоговая служба отвечает на него положительно, тогда как судебные органы обложение считают противозаконным. Норматив суточных однодневных зарубежных поездок установлен 50%, эти суммы нужно выплачивать.
5. Суточные работнику перед поездкой должны быть авансированы, а после предоставления им авансового отчета и подтверждающих документов — пересчитаны до фактических значений.
6. Расчеты с работником корректируются в сторону доплаты или возврата выданного излишка средств. Расходы признаются на день утверждения авансового отчета.
7. Суточные для работников бюджетной, муниципальной сферы выдаются с учетом нормативных документов и актов соответствующих властных структур.

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

Собираетесь в командировку? Рассказываем о правилах, гарантиях и компенсациях

Вводим в верхнюю строку калькулятора величину заработка за год, который предшествует командировке. Учтите, что в расчет берется не предыдущий календарный год, а именно период в 12 месяцев, предшествующий поездке. Казалось бы, проще всего умножить заработную плату сотрудника на 12. Но надо помнить важный нюанс. Если работнику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности, он получит меньшую заработную плату. Или за счет премий в какой-либо месяц заработает больше. Потому надо вводить в калькулятор суточных и командировочных расходов точную сумму заработка с учетом подобных моментов.

Предположим, зарплата Пэпэтэшина составляет 20 000 руб. в месяц (премии не предусмотрены), но за счет того, что он болел, он получил вместо 20 000 × 12 = 240 000 руб. только 228 000. Для расчета введем эту величину в верхнюю строку калькулятора.

Мы рекомендуем использовать калькулятор расчета среднего заработка для командировки онлайн и в качестве основного инструмента, и в качестве дополнительного — для самопроверки. Чтобы посчитать вручную, сколько надо выплатить сотруднику, придется:

• уточнить размер суточных;
• определить средний заработок для дальнейшего расчета командировочных;
• сложить полученные цифры.

Начнем с простого — определяем суточные. Работодатели вправе определять их размер на свое усмотрение, закон это не ограничивает. Общая сумма суточных — произведение количества дней командировки на указанный в ЛНА размер компенсации.

ВАЖНО! Суточные свыше 700 рублей в день на поездку по РФ и 2500 рублей — на заграничную поездку облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Следующий этап — подсчет средней заработной платы командированного по нормам статьи 139 ТК РФ и постановления правительства от 24.12.2007 № 922. Наш бесплатный онлайн-калькулятор для расчета зарплаты при командировке делает это самостоятельно, а чтобы рассчитать нужную сумму вручную, следует:

1. Определить количество фактически отработанных сотрудником дней без учета больничных, отпускных и подобных дней за год до командировки либо за тот срок, в течение которого сотрудник числится в штате.
2. Подсчитать сумму, которую работник фактически получил за отработанное время, тоже без учета гарантийных выплат и компенсаций.
3. Рассчитать средний дневной заработок путем деления дохода на количество отработанных дней.
4. Перемножить количество дней в командировке на среднедневной заработок, не беря в расчет выходные и праздники, если в это время человек отдыхал. Если в эти дни он трудился, оплата производится в двойном размере (исходя из оклада, тарифной ставки, сдельных расценок), когда эти часы сверхнормативные, и в одинарном — если на выходные и праздники приходится время в пути (статья 153 ТК РФ и п. 9 постановления правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Рассмотрим конкретный пример. Допустим, наш сотрудник Пэпэтэшин отправляется в Муромскую область 1 сентября на 3 дня. Размер суточных в этом случае составит 3 дня × 700 = 2100 руб.

В компании Пэпэтэшин работает с 01.04.2021. За это время он не брал отпуск и не болел, а его зарплата составляла 30 000 рублей. Используя производственный календарь, определяем, что количество отработанных им дней составляет 106. За апрель-август сотрудник получил 150 000 рублей. Среднедневной заработок у него составит: 150 000 / 106 = 1415,1 рубля.

Командировка длится 3 дня, и все они рабочие. Значит, компенсируемая заработная плата составит 3 × 1415,10 = 4245,3 рубля.

В Беларуси до 9 рублей в сутки подняли размеры командировочных по стране

• Декретные в Беларуси на 2021 год Когда женщина уходит в декрет у неё возникает очень много…
• Развод в Беларуси в 2021 году Развод – не самая приятная процедура, тем не менее, в…
• Техосмотр в Беларуси в 2021 году В РБ есть свои особенности и нюансы процедуры определения безопасности…

• траты на питание;
• оплату проживания;
• оплату на дорогу.

Также работнику работодатель компенсирует расходы на паркинг, на мобильную связь, на любые действия связаны с документацией и прочее. Но что бы работодатель смог возместить сотруднику всю сумму, необходимо предоставить свидетельствующую документацию оплаты (чеки, квитанции и т.д.). Еще одним важным пунктом есть одобрение начальника, только тогда работник вправе совершить ту или иную оплату.

Суточные командировочные в Республике Беларусь в 2021 году зависят от региона страны. Например, за одни сутки поездки оплачивается 9 рублей, но в городе Минск и областных центрах командировочные составляют 50 рублей за сутки, в районах – 26 рублей за сутки, в других населённых пунктах – 22 рубля за сутки.

Размер командировочных непосредственно зависит от региона и страны, куда направляют сотрудника. Например, если направили сотрудника в Россию тогда оплата за сутки будет приблизительно 35 долларов. Но если необходимо снять жилье оплачивается приблизительно 110 долларов. Для Питера и Москвы приблизительно до 150 долларов в сутки.

Можно также рассмотреть, как оплачиваются суточные при отправлении в европейские страны. Если рассматривать оплату сотруднику командировочный можно с уверенностью сказать, что было поднятия процента оплаты по сравнению с мартом 2020 года.

Например, норма оплаты за один день при поездке в Данию – 56 евро, если необходимо снять жилье тогда работодатель должен компенсировать сумму 180 евро, в Австрию – 65 евро и 125 евро соответственно, в Египет – 75 евро и 165 евро, в Израиль – 90 $ и 265 $. Если обратить внимание, то стоимость суточных командировочных в других странах зависит от того как эта страна успешна в экономике.

Также указано, что если сотрудник которого направили в поездку в один день, но в несколько иностранных стран, то оплата командировочный определяется работодателем исходя из самого большого возмещения расходов за сутки для одного из государств. Министерству финансов Республики Беларуси вместе с Министерством иностранных дел каждый год включительно до первого марта необходимо вносить корректировки относительно выше перечисленных указаний.

Сотруднику также работодатель может компенсировать растраты на такси или при необходимости расходы по аренде автомобиля, но только при наличии свидетельствующей документации.

Когда сотрудника отправляют в поездку в иную страну, он обязан познакомится с установленными правилами выплаты суточных и валюту в которой они компенсируются.

Несмотря на то, что сотруднику оплачивают аренду жилья, трату на питание и прочие расходы, за ним сохраняется средний заработок, который установлен по месту работы. Когда сотрудник в командировке зарплата рассчитывается путем умножения количества дней в поездке на среднедневную плату сотрудника. Исходя из этого средняя плата, за дни, когда работник находился в поездке учитывается согласно выплатам за последние 2 месяца работы. Но, в случае если работник в течении этих двух месяцев по каким-либо причинам не работал и за ним не сохранялась заработная плата или сохранялась, но частично, не высчитывается в расчетный период.

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:

• командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
• суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.

ВАЖНО!
Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути. При этом работнику обязаны начислять среднюю заработную плату.

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Суточные при загранкомандировках

В случае если работник заболел в месте командировки, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду к месту командировки и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться из командировки. Исключение составляют случаи, когда командированный работник находится на стационарном лечении.

Временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально. Срок пребывания в командировке может быть продлен нанимателем после окончания временной нетрудоспособности командированного работника.

Положение также определяет, как возмещаются расходы по найму жилого помещения за границей.

Командировочные в этом случае возмещаются без представления подтверждающих документов, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него. Расходы по найму жилого помещения не производятся, если оно предоставляется/оплачивается принимающей или направляющей стороной.

Размеры возмещения расходов при командировках за границу установлены Приложением 2 к Положению. Так, например, при командировке в Австрию суточные выплачиваются в размере 60 евро, а расходы за гостиницу – 130 евро в сутки.Лицам, командированным в Германию, наниматель оплачивает суточные в размере 50 евро, расходы за гостиницу в размере 140 евро в сутки.

Командировки в Россию предполагают суточные в размере $30. Если город назначения Москва или Санкт-Петербург, то расходы за гостиницу не должны превышать $140, если командированный направляется в другой город, то за жилье компенсируют до $120.

Если командировка, к примеру, в США, то суточные составят $80, а вот размер компенсации за проживание – от $120 до $350.

При командировке в Египет размеры возмещений следующие: суточные – $80; расходы за проживание – $120. При командировках в Китай это $50 и $150 соответственно.

При направлении командированных работников для участия в международных мероприятиях (конференциях, семинарах и иных мероприятиях), проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов независимо от установленных размеров возмещения расходов по найму жилого помещения.

К подтверждающим документам относятся уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов.

При командировании работника в несколько иностранных государств в один день размер суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения суточных, установленного для одного из этих иностранных государств.

Пунктом 24 Положения предусмотрено возмещение командированному работнику расходов по оформлению и выдаче виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика.

Следует отметить, что Постановлением определен и порядок возмещения расходов, связанных с направлением работника за границу на обучение. Под обучением понимается стажировка, семинар, конференция и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации. Возмещение таких расходов осуществляется в соответствии с условиями письменной договоренности между направляющей и принимающей сторонами.

Выплату суточных при командировках за пределы РФ производят в следующем порядке:

• при нахождении и проезде по России суточные платят в сумме, установленной внутренним приказом или согласно локальной инструкции о служебных командировках в России;
• при нахождении и проезде по территории иностранного государства оплату суточных командировочных расходов производят в размере 2500 рублей посуточно (напомним, что это лимит, не облагаемый НДФЛ).

Причем порядок выплаты суточных командировочным работникам такой, что при пересечении территории России – когда работник только направляется в командировку – дату проезда через границу РФ включают в дни, когда суточные выплачивают в иностранной валюте. А вот когда работник возвращается из командировки, дату пересечения границы включают в дни, когда суточные платят в рублях.

Командировочные расходы в 2021 году

Законодатели не утвердили минимальную продолжительность поездки, которую можно считать командировкой. Это может быть и один день, и неделя, и месяц, и год. Длительные поездки оплачиваются в стандартном режиме. А как оплатить однодневный выезд?

Платить или не платить суточные при однодневной командировке — решает работодатель. Например, в бюджетной сфере принято не оплачивать суточные (п. 11 Постановления Правительства № 749). Но ограничения действуют только в отношении федеральных бюджетников. Муниципальные учреждения утверждают собственные нормативы.

Заграничные однодневные выезды положено оплачивать в 50 % размере от нормы суточных при поездке за границу.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.

ВАЖНО! Выдать новый аванс на командировку можно, даже если сотрудник еще не отчитался по старым подотчетным долгам. Например, когда работник направляется из одной поездки в другую по производственной необходимости.

Порядок передачи денежных средств специалисту должен быть закреплен локальным нормативным актом. Допустимо перечислить деньги на банковскую карту или сберегательный счет работника. Выдать денежные средства можно наличными из кассы учреждения. Также для расчетов можно использовать корпоративную карту или казначейскую карту для бюджетников.

Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Такие расходы делятся на:

• затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
• затраты на проживание;
• прочие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).

В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное руководителем компании Положение о командировках, а также учетную политику.

Для того чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных таким образом денежных средств НДФЛ, максимальные нормы командировочных расходов в 2020 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ.

Раньше для определения продолжительности поездки (и уточнения дат отъезда и возвращения) использовалось командировочное удостоверение, в котором принимающая сторона проставляла отметки о прибытии и выбытии командированного. После отмены удостоверения в 2015 году стало сложнее определять время и рассчитывать суточные при командировках в 2020 году, нормы и учет приходится осуществлять, анализируя билеты, счета гостиниц или топливные квитанции, если работник ехал к месту назначения на личном транспорте.

Суточные командировочные в РБ 2021

ВРЕМЕННЫЙ запрет на выезд из Республики Беларусь для граждан Беларуси и иностранцев, имеющих разрешение на постоянное или временное проживание в Беларуси, все еще сохраняет свою силу.

Ограничение на выезд не распространяется на следующие категории

• лиц, следующих по дипломатическим и служебным паспортам;

• глав и членов официальных делегаций;

• водителей транспортных средств, при выполнении ими международных автомобильных перевозок, а также перевозок международных почтовых отправлений;

• сотрудников Государственной фельдъегерской службы Республики Беларусь, осуществляющих доставку официальной корреспонденции и дипломатической почты по межгосударственным фельдъегерским маршрутам;

• сотрудников республиканского унитарного предприятия «Специальная связь», осуществляющих доставку специальных отправлений по межгосударственным маршрутам специальной связи;

• членов экипажей воздушных судов, судов внутреннего водного транспорта, поездных бригад, локомотивных бригад международного железнодорожного сообщения;

• граждан Республики Беларусь, а также иностранцев, имеющих разрешение на постоянное или временное проживание на территории Республики Беларусь, убывающих в служебную командировку (к документам, подтверждающим направление физического лица в служебную командировку, относятся приказ (копия либо выписка из приказа) о командировании работника, командировочное удостоверение, выполненные на бумажном носителе).

ВНИМАНИЕ! Согласно ТК РБ (ст.91) индивидуальный предприниматель является лицом, не состоящим с другими лицами в трудовых отношениях. Совершаемые им поездки не могут быть признаны служебными командировками.

• лиц, убывающих из Республики Беларусь по извещению о тяжелой болезни или о смерти близкого родственника, супруга (супруги), а также лиц, их сопровождающих(извещениями о тяжелой болезни или смерти являются оригинал телеграммы с указанием в ней факта тяжелой болезни или смерти, заверенного врачом либо иным уполномоченным лицом (органов внутренних дел), сообщение о тяжелой болезни или смерти, поступившее по дипломатическим каналам. Документом, подтверждающим факт смерти, также может являться оригинал свидетельства о смерти либо его копия на бумажном носителе)

• лиц, осуществляющих перевозку стволовых клеток, органов для трансплантации;

• лиц, выезжающих из Республики Беларусь для получения медицинской помощи, — при предъявлении документов (копий документов) принимающей медицинской организации или Министерства здравоохранения Республики Беларусь, подтверждающих цель данной поездки, а также лиц, их сопровождающих;

• граждан Республики Беларусь, имеющих вид на жительство или иной действительный документ, подтверждающий право на постоянное проживание в иностранном государстве, — для выезда из Республики Беларусь к месту постоянного проживания. Не чаще одного раза в течение шести месяцев

• лиц, выезжающих из Республики Беларусь в связи с осуществлением трудовой деятельности на территории иностранного государства, — при предъявлении документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности (трудового договора (контракта) с иностранным работодателем или его копии, разрешения на работу, выданного уполномоченной организацией принимающей стороны, а также разрешения на право въезда в иностранное государство в указанных целях. Приглашение на работу не является подтверждающим документом). Не чаще одного раза в течение шести месяцев

• лиц, выезжающих из Республики Беларусь для получения образования в иностранных образовательных организациях, – при предъявлении документов (копий документов), подтверждающих получение ими образования в иностранной образовательной организации, или документов (копий документов) учреждения образования Республики Беларусь о направлении обучающихся на обучение в иностранной образовательной организации, а также разрешения на право въезда в иностранное государство в указанных целях (документом, подтверждающим получение образования в иностранной образовательной организации и выдаваемым данными организациями, является: договор (контракт) о получении образования, справка о получении образования, справка-вызов либо копии указанных документов на бумажном носителе). Не чаще одного раза в течение шести месяцев

Ограничения по въезду

Граждане Республики Беларусь и иностранцы, имеющие разрешение на постоянное или временное проживание в Беларуси могут въезжать в страну БЕЗ каких-либо ОГРАНИЧЕНИЙ.

Наличие ПЦР-теста

Для указанных выше категорий граждан наличие ПЦР-теста НЕ ТРЕБУЕТСЯ.

Самоизоляция

• при въезде из стран «красной зоны», включенных в Перечень Минздрава, обязательна в течение 10 календарных дней.

• при въезде из страны «зеленой зоны», самоизоляция НЕ нужна.

Для иностранных граждан и лиц без гражданства, въезд в Республику Беларусь ВРЕМЕННО ПРИОСТАНОВЛЕН (есть исключения).

Категории иностранных граждан, которым все еще разрешен въезд в РБ:

• иностранцы, прибывающие в страну для получения медицинской помощи, при наличии и предъявлении необходимых документов, подтверждающих цель прибытия.

• иностранцы, являющиеся супругами, родителями или детьми граждан РБ или иностранцев, имеющих разрешение на проживание на территории Беларуси.

• иностранцы, имеющие документы на право осуществления трудовой деятельности на территории Беларуси

Указанным категориям в случае прибытия из стран «красной зоны» обязателен ПЦР-тест, а также 10-дневная самоизоляция. В случае их прибытия из «зеленой зоны» – обязателен ПЦР-тест, а самоизоляция НЕ нужна

• иностранцы, имеющие разрешение на постоянное или временное проживание на территории Республики Беларусь;

• иностранцы, следующие в Республику Беларусь по извещению о тяжелой болезни или о смерти близкого родственника, супруга, а также лиц их сопровождающих;

• иностранные граждане, следующие по дипломатическим и служебным паспортам;

• главы и члены официальных делегаций;

• иностранцы, оказывающие международную техническую, иностранную безвозмездную и иную помощь Республике Беларусь;

• водители при выполнении международных автомобильных перевозок (в тч международных почтовых отправлений);

• члены экипажей водного транспорта, поездных бригад, локомотивных бригад международного железнодорожного сообщения;

• иностранцев, перевозящих стволовые клетки, органы для трансплантации;

• граждане Российской Федерации, следующие транзитом через территорию Республики Беларусь в Российскую Федерацию;

• граждане Республики Беларусь и иностранцы, имеющие право на постоянное или временное проживание, возвращающиеся из служебной командировки и имеющие подтверждающие документы;

• иностранцы, следующие транзитом через территорию Республики Беларусь в рамках Соглашения между Правительством РБ и Кабинетом Министров Украины об упрощенном порядке проезда участка автомобильной дороги Славутич — Чернобыльская АЭС от 20 января 2009 года;

• иностранцы, прибывающие в Республику Беларусь по приглашению юридических лиц, зарегистрированных на территории Республики Беларусь при наличии подтверждающих документов;

• иностранцы, прибывающие в Республику Беларусь по заключенным договорам оказания туристических услуг на проведение охотничьего тура с их участием.

На граждан Российской Федерации, следующих через наземные и воздушные пункты пропуска транзитом в Россию, ограничение по въезду в Беларусь не распространяется. ПЦР-тест и самоизоляция им не нужны.

Транзит для иностранцев возможен только в случае прибытия в Беларусь через воздушные пункты пропуска.

• При документальном подтверждении транзита в 24-часовой срок ПЦР-тест и самоизоляция не требуются.

• При отсутствии документа, подтверждающего 24-часовой транзит через территорию Беларуси, иностранцу будет выдана анкета прибывшего, которую необходимо передать сотруднику органов пограничной службы при выезде из страны. При этом в анкете в качестве места жительства (пребывания) в Республике Беларусь проезжающие должны сделать запись: «транзит через территорию Республики Беларусь в срок не более 24 часов».

О расчетах по служебной командировке

Сотруднику компенсируются все расходы на проезд любым видом транспорта, кроме такси, на основании подтверждающих документов.

Если документы на проезд у работника отсутствуют, то затраты на проезд компенсируются в размере 0,1 БВ в каждую сторону. Эта норма не относится к водителям-международникам.

Если при командировке за границу работник вынужден добираться к месту пребывания несколькими транспортными средствами, то при наличии подтверждающих документов ему также возмещаются расходы на трансфер и такси.

Новыми правилами определено, что сотрудник может пользоваться такси или арендным автомобилем, если находится за пределами Республики Беларусь. Такие расходы возмещаются только по согласованию с нанимателем.

С 23.03.2019 года увеличилась норма суточных в пределах Республики Беларусь и составляет 9,00 руб.

Суточные расходы выплачиваются в размере 100%, независимо от места пребывания и длительности командировки. В размер суточных также включается время в пути, независимо от предоставления питания.

Два примера:

1. Работник направлен в г. Дзержинск на один день 25.03.2019 г. В этот день он возвращается домой. Суточные к возмещению составляют 100% от нормы: 1 день х 9,00 руб. = 9,00 руб.

2. Сотрудник направлен в командировку в г. Рига (Латвия) на период с 25 по 28 марта 2019 г. В пути находился два дня: 24 и 29 марта. Размер суточных составит: 6 дней (24.03, 25.03, 26.03, 27.03, 28.03, 29.03) х 50 EUR (норма суточных по Приложению 2) = 300 EUR.

Не возмещаются затраты по найму жилья и суточные за те дни, в которые работник находится в месте командировки до ее начала или по окончании в личных целях (выходные, государственные праздники и т. д.). Оплачивается только проезд.

Изменения коснулись и порядка выплаты командировочных для водителей, выполняющих международные рейсы.

Затраты по найму жилья и суточные за каждые сутки водителям выплачиваются в виде общей выплаты в следующих пределах:

• Республики Беларусь — не более 5-тикратного размера, но не менее однократного размера суточных. Т.е. максимальный размер 5 х 9,00 руб. = 45,00 руб., минимальный размер — 9,00 руб.
• При нахождении за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

Таким образом, нанимателю разрешено самостоятельно определять размер общей выплаты при расчетах с водителем-международником в пределах установленных норм.

Если расходы по найму жилого помещения (при наличии подтверждающих документов) превышают сумму общей выплаты, то наниматель обязан возместить их, но не более чем установленные пределы для страны пребывания по Приложению 2.

Исключена необходимость ведения журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, и оформления командировочных удостоверений.

Нормы оплаты командировочных расходов

1. При командировании работников в пределах Республики Беларусь, а также за границу организации и индивидуальные предприниматели независимо от формы собственности (за исключением бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, государственных органов (далее — бюджетные организации)) самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления (ч. 1 п. 15 и ч. 1 п. 16 Положения № 176).

Обратите внимание!
Решение о том, что выбран вариант, предусматривающий возмещение расходов по найму жилого помещения с представлением подтверждающих документов, следует закрепить в локальном правовом акте (далее — ЛПА). При выборе варианта с возмещением расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов предусматривать это в ЛПА не требуется.

Если субъект хозяйствования принял решение о возмещении расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов, а документы у командированного работника отсутствуют, то указанные расходы за время командирования (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются в размере, составляющем не более 20 % и не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176. Конкретный размер возмещения устанавливается нанимателем в ЛПА (например, положении о командировках) (ч. 3 п. 15 и ч. 3 п. 16 Положения № 176).

Пример 1.
Работник коммерческой организации направлен в командировку из г. Минска в г. Брест на период с 12 по 16 октября 2020 г. Согласно проездным документам он прибыл в г. Брест 12 октября, а выбыл в г. Минск 16 октября.
Работник не представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения. Оплата жилья организацией не производилась.
В положении о командировках закреплено, что возмещение расходов по найму жилья осуществляется на основании подтверждающих документов. При их отсутствии возмещение производится в размере, равном 20 % от размеров возмещения этих расходов, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176.
При возмещении указанных расходов следует исходить из количества ночей*, проведенных в месте командировки. В рассматриваемой ситуации работник провел там 4 ночи. Следовательно, сумма возмещения составит 40 руб. (50 руб. × 4 ночи × 20 %).

Пример 2.
С 7 по 10 октября 2020 г. работник коммерческой организации направлен в командировку в г. Санкт-Петербург. Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 8 и 9 октября 2020 г. Он не представил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения. Оплата жилья организацией не производилась.
Положением о командировках установлено, что возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документов, а при их отсутствии — в размере равном 5 % от размеров возмещения этих расходов, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176.
При возмещении данных расходов следует исходить из количества ночей*, проведенных в месте командировки. Сумма возмещения составит 7,25 долл. США (145 долл. США × 1 ночь × 5 %).

При выборе субъектом хозяйствования варианта с возмещением расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов оно осуществляется в порядке, не претерпевшем изменений.

Перечень иных командировочных расходов приведен в гл. 4 Положения № 176. С 6 октября 2020 г. он дополнен следующими расходами:

• по бронированию мест в гостиницах;
• по проведению обязательных лабораторных исследований (тестов), связанных с диагностикой инфекционных заболеваний (ч. 1 п. 24 Положения № 176).

Выводы.

1. Для бюджетных организаций предусмотрено обязательное представление подтверждающих документов для возмещения расходов по найму жилья. При отсутствии подтверждающих документов возмещение таких расходов осуществляется в размере, составляющем 5 % от размеров, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176.

Иные организации, не относящиеся к бюджетным, а также индивидуальные предприниматели имеют право самостоятельно принимать решение о том, каким образом производится возмещение расходов по найму жилого помещения: с представлением подтверждающих документов либо без него.

При принятии решения о возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов не требуется включать в ЛПА соответствующие положения.

2. В состав иных возмещаемых расходов включены расходы по бронированию мест в гостиницах, а также оплате обязательных тестов и иных видов эпидемиологического контроля, связанных с диагностикой вирусных инфекций.

* Согласно устным разъяснениям специалистов Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь под временем командирования (за исключением времени нахождения в пути) необходимо понимать календарные дни нахождения в месте командировки. Следует надеяться, что в скором времени будет опубликовано официальное разъяснение по данному вопросу.

Статья опубликована в журнале «Заработная плата» № 10 (178), октябрь 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Сразу скажем, что суммы выданных суточных при загранкомандировках в 2021 году имеют значение для:

• расчета налога на прибыль (налоговый учет расходов);
• исчисления и уплаты НДФЛ (не облагаются НДФЛ, взносами по временной нетрудоспособности и материнству, ОПС и ОМС – 700 руб. для командировок по России и 2500 руб. для загранкомандировок).

По общему правилу, размер суточных в 2021 году работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив любые конкретные суммы в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Отметим, что некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Однако бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках в 2021 году устанавливает Правительство РФ. При этом коммерческие организации при желании могут ориентироваться на эти размеры суточных (см. далее).

Похожие записи:

• Губернаторские выплаты на детей в 2023 году: что нового в Ставрополе
• Налоговый кодекс: каких изменений ждать бизнесу в 2023 году
• Доказательства и их допустимость в уголовном процессе